Herkomst vaststellen

Omschrijf globaal met welke maatregelen jullie de herkomst van digitale objecten willen vaststellen.


Wat verstaan we onder herkomst? 

Door het zorgvuldig documenten van de levenscyclus van een digitaal object (provenance trail) wordt inzichtelijk welke veranderingen het digitaal object heeft ondergaan en wie deze wijzigingen heeft uitgevoerd.

Volgens Premis 2.2 is herkomst (provenance) “Documentation of processes in a Digital Object’s life cycle. Digital Provenance typically describes Agents responsible for the custody and stewardship of Digital Objects, key Events that occur over the course of the Digital Object’s life cycle, and other information associated with the Digital Object’s creation, management, and preservation”.

Volgens het OAIS model is “Provenance information: The information that documents the history of the Content Information. This information tells the origin or source of the Content Information, any changes that may have taken place since it was originated, and who has had custody of it since it was originated. The Archive is responsible for creating and preserving Provenance. Information from the point of Ingest; however, earlier Provenance Information should be provided by the Producer. Provenance Information adds to the evidence to support Authenticity”.

De manier waarop de herkomst wordt vastgesteld, wijkt af voor verschillende typen digitale objecten en verschillende doelgroepen, bijvoorbeeld:

  • Onderzoeksdata zonder informatie over de gebruikte software, het analyseproces, relevante publicaties en een link naar de ruwe data kan voor een onderzoeker de authenticiteit ondermijnen.
  • Gebrek aan informatie over de originele uitgever van een e-book kan het digitale object voor een literatuuronderzoeker waardeloos maken.
  • Voor bibliotheken met een wettelijke depottaak is het essentieel om het moment van aanlevering van digitale objecten door de uitgever vast te leggen.

Herkomstinformatie wordt vaak omschreven in preserveringsmetadata. Zie het aandachtsgebied ‘Metadata en Data Documentatie‘ en in het bijzonder de bouwstenen ‘Originele metadata‘ en ‘Preserveringsmetadata‘ voor een nadere uitwerking.

Wat is het risico als verzuimen om vast te leggen hoe we de herkomst willen vaststellen?

Een gebrek aan procedures voor het vaststellen van de herkomst van een digitaal object, kan leiden tot ontbrekende herkomstinformatie. Dit leidt vervolgens tot verlies van vertrouwen in de gepreserveerde objecten bij de doelgroepen.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Hebben wij de doelgroep voor elke set digitale objecten geïdentificeerd?
  • Hebben wij de cruciale elementen geïdentificeerd en beschreven waarmee authenticiteit voor de doelgroepen kan worden vastgesteld?
  • Is het duidelijk hoe wij herkomst kunnen vastleggen? Waar moet de “provenance trail” bijvoorbeeld beginnen en hoe kan de herkomstinformatie gedurende de gehele levenscyclus worden onderhouden?
hoe verwoorden andere instellingen 'Herkomst vaststellen'

Recording all events in the lifecycle preserves the ‘chain of custody’ of each object, i.e. the details in the context within which the object is created, ingested, stored and used. These data form part of the category of provenance metadata within the ‘preservation metadata’. Together, these data form the evidence for the ‘credibility’ of an object as it has been maintained over time.

These data describe where the object came from and who has processed and used it. Creating a record of this lifecycle is achieved by means of automatically generated metadata, triggered by events such as movements of the object.

This information is subsequently added to the object. In this way, provenance metadata demonstrates that the object has not been unintentionally altered. Monitoring and recording all predefined steps in the lifecycle of each individual incoming object in preservation metadata both guarantees and demonstrates the authenticity of the object.

As a consequence, the Digital Archive is able, at all times, to account for its actions to both its depositors and its users. In this way, the basic condition is met for being ‘trustworthy’.

De gepreserveerde en verspreide versies worden als authentiek beschouwd. Ze bevatten herkomstinformatie over alle wijzigingen die terugverwijst naar de originele gedeponeerde versie.

Parliament will therefore ensure the authenticity of its electronic records through the following measures: ..

Audit: Maintaining a full audit trail of all preservation actions performed on a representation of a record. This ensures that the actions applied to that representation are documented in sufficient detail for present and future users to understand their nature and consequences.