Kopieën

Beschrijf welke maatregelen jullie gaan treffen om er voor te zorgen dat digitale objecten altijd raadpleegbaar zijn. Bepaal hoeveel kopieën je waar wilt opslaan en onder welke condities.

Wat zijn de onderdelen van kopie strategie? 

Om het risico op dataverlies te verkleinen, omvat een strategie een uitspraak over de voorwaarden voor het maken van kopieën van digitaal materiaal:

  • Op verschillende opslagmedia/dragers (bijvoorbeeld een kopie op tape en een op disk);
  • Op verschillende fysieke locaties;
  • Onder verschillende operating systems;
  • Beheerd door verschillende personen of organisaties;
  • Waarbij er bitpreservering plaatsvindt.

Zodra een digitaal object voor opname is geselecteerd, is het een goede praktijk om de digitale originelen in meerdere kopieën op te slaan op minimaal twee verschillende fysieke locaties. Je kunt daarbij kiezen voor een combinatie van on-site, off-site en cloudopslag. Bij een on-site kopie bevindt de kopie van je gegevens zich op dezelfde locatie als het origineel. Denk hierbij aan een externe harde schijf. Bij een off-site kopie (ook wel remote copy) bevindt de extra kopie zich op een andere, geografische gescheiden locatie. Bij een cloudopslag word je kopie via het internet verstuurd naar een speciaal ingericht datacentrum. Hierbij moet je er rekening mee houden dat cloudopslag vaak wordt gehost door externe, commerciële partijen en die kunnen er bij wijze van spreken morgen mee ophouden.

Houd er tijdens het opstellen van de kopiestrategie rekening mee dat er soms juridische beperkingen zijn op de geografische locatie waar kopieën mogen worden opgeslagen.


Wat zijn de risico’s als we geen strategie voor het maken van kopieën vaststellen?

Het hebben van slechts één kopie of het bewaren van meerdere kopieën op dezelfde locatie is een gevaar voor het preserveren van digitaal materiaal aangezien er dan single points of failure bestaan.

Een van de manieren om risico op dataverlies te verkleinen is het maken van kopieën van digitaal materiaal, opgeslagen op verschillende dragers (bijvoorbeeld een kopie op tape en een op disk), opgeslagen op verschillende locaties en beheerd door verschillende personen of organisaties.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Bestaan er binnen onze organisatie procedures voor het maken van kopieën van het digitale materiaal in het digitaal archief?
  • Bestaan er procedures voor de opslag van kopieën op (geografisch) verschillende locaties met verschillende beheerorganisaties?
  • Heeft onze organisatie budget toegekend voor het maken van kopieën?
  • Heeft onze organisatie maatregelen getroffen om de bit integriteit tussen kopieën te monitoren?
hoe verwoorden andere instellingen 'Kopieën'

10.4 BACKUP EN DISASTER RECOVERY
Bestanden die op tape zijn opgeslagen, worden beheerd door het storagemanagementsysteem DIVArchive. Dit programma zorgt ervoor dat er back-upkopieën worden gemaakt en dat deze identiek zijn aan de primaire archiveringskopie. Bestanden worden in een diskcache aangeleverd en kunnen pas worden verwijderd nadat er minimaal één geslaagde kopie op tape is gemaakt. Een controle op het tijdig vervaardigen van deze back-upkopieën maakt deel uit van dit proces. Uitgangspunt is dat – zodra er resources beschikbaar zijn – de back-upkopie zo snel mogelijk na instroom wordt gemaakt. Recovery is aan de orde wanneer een tape niet werkt (tijdens een migratieactie of bij een bestelling bijvoorbeeld kan blijken dat een tape niet meer is uit te lezen). De back-upkopie kan dan worden opgehaald om te worden gekopieerd. Ook van de browsebestanden van de preserveringsmasters wordt op schijf en tape een back-up gemaakt. Doel van deze back-ups is het beperken van de kosten in het geval er bij verlies van de proxyfiles helemaal opnieuw vanaf de MXF moet worden getranscodeerd. De back-up is dus niet bedoeld om mogelijk verlies van de objecten zelf te ondervangen, zoals het geval is bij de preserveringsmasters.

11. Storage policy 
The primary archival storage of the IISH is provided by the KNAW ICT Services from Vancis. The AIP's are stored in two different datacenters in the Netherlands. For additional safety, Vancis also provides a 30 day backup of the data. As an extra security measure, the AIPs are also stored on secondary storage provided by SURFSara, including a backup. The secondary storage system is only accessible as a WORM storage, which does not allow deletes and does not allow overwriting AIPs. In this sense, the AIPs are always stored in versions; a new version of the same AIP does not overwrite the old AIP, but writes a new version of the AIP. 
As the data is replicated across two different storage providers and mirrored across various datacenters, this allows for a high level of protection against data loss. 

Het e-Depot van het Nationaal Archief is ingericht voor bitpreservation. Dat gebeurt door: 
• Het onderhouden van minstens één beschikbare kopie van elke bitstream. Wij slaan dus altijd 
minstens twee manifestaties op van elke bitstream: het origineel en (minstens) een kopie. 
• Het garanderen van de integriteit van de bitstream (checksum controleren) en het instellen van 
een controlecyclus. 
• Het kunnen aantonen en documenteren dat wij altijd het origineel en (minstens) één kopie van 
elke bitstream onderhouden, en de integriteit daarvan controleren.