Kopieën

Beschrijf welke maatregelen jullie gaan treffen om er voor te zorgen dat digitale objecten altijd raadpleegbaar zijn. Bepaal hoeveel kopieën je waar wilt opslaan en onder welke condities.

Wat zijn de onderdelen van kopie strategie? 

Om het risico op dataverlies te verkleinen, omvat een strategie een uitspraak over de voorwaarden voor het maken van kopieën van digitaal materiaal:

  • Op verschillende opslagmedia/dragers (bijvoorbeeld een kopie op tape en een op disk);
  • Op verschillende fysieke locaties;
  • Onder verschillende operating systems;
  • Beheerd door verschillende personen of organisaties;
  • Waarbij er bitpreservering plaatsvindt.

Zodra een digitaal object voor opname is geselecteerd, is het een goede praktijk om de digitale originelen in meerdere kopieën op te slaan op minimaal twee verschillende fysieke locaties. Je kunt daarbij kiezen voor een combinatie van on-site, off-site en cloudopslag. Bij een on-site kopie bevindt de kopie van je gegevens zich op dezelfde locatie als het origineel. Denk hierbij aan een externe harde schijf. Bij een off-site kopie (ook wel remote copy) bevindt de extra kopie zich op een andere, geografische gescheiden locatie. Bij een cloudopslag word je kopie via het internet verstuurd naar een speciaal ingericht datacentrum. Hierbij moet je er rekening mee houden dat cloudopslag vaak wordt gehost door externe, commerciële partijen en die kunnen er bij wijze van spreken morgen mee ophouden.

Houd er tijdens het opstellen van de kopiestrategie rekening mee dat er soms juridische beperkingen zijn op de geografische locatie waar kopieën mogen worden opgeslagen.


Wat zijn de risico’s als we geen strategie voor het maken van kopieën vaststellen?

Het hebben van slechts één kopie of het bewaren van meerdere kopieën op dezelfde locatie is een gevaar voor het preserveren van digitaal materiaal aangezien er dan single points of failure bestaan.

Een van de manieren om risico op dataverlies te verkleinen is het maken van kopieën van digitaal materiaal, opgeslagen op verschillende dragers (bijvoorbeeld een kopie op tape en een op disk), opgeslagen op verschillende locaties en beheerd door verschillende personen of organisaties.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Bestaan er binnen onze organisatie procedures voor het maken van kopieën van het digitale materiaal in het digitaal archief?
  • Bestaan er procedures voor de opslag van kopieën op (geografisch) verschillende locaties met verschillende beheerorganisaties?
  • Heeft onze organisatie budget toegekend voor het maken van kopieën?
  • Heeft onze organisatie maatregelen getroffen om de bit integriteit tussen kopieën te monitoren?
hoe verwoorden andere instellingen 'Kopieën'

Zodra het instroomproces in het Digitaal Archief van Beeld en Geluid succesvol is doorlopen wordt een vooraf vastgesteld niveau van back-up beleid uitgevoerd. Het materiaal wordt op twee verschillende locaties opgeslagen. Het storagemanagementsysteem voert de back-up-procedures en de kopieeracties uit en controleert deze. De back-up kopieën worden zo snel mogelijk na instroom vervaardigd. Ook van de catalogus met beschrijvende metadata wordt dagelijks een kopie gemaakt. Om beschikbaarheid en doorlopende dienstverlening te kunnen garanderen worden van de proxy files (files op lage resolutie bestemd voor online viewing) reservekopieën gemaakt, op schijf en op tape. Doel van deze backups is ook het voorkomen van kosten, in het geval er bij verlies van de proxy files helemaal opnieuw, vanaf de preserveringsmaster, moet worden getranscodeerd.

Zie meer informatie in hoofdstuk 10 van onderstaande link.

De e-Depot-functionaliteit is ingericht voor bitpreservation door:

  • Het onderhouden van op zijn minst een beschikbare kopie van elke bitstream. Het NA slaat dus altijd minstens twéé manifestaties van iedere bitstream op: het origineel en minstens een kopie.

The two copies will be stored by using different technologies, and the library makes sure that both copies are not controlled by the same organisational unit and/or person.