Certificering

Certificering gaat over het meetbaar maken van het vertrouwen dat een digitaal archief werk maakt van duurzame toegang. Na certificering mag het digitaal archief beschouwd worden als een Trustworthy Digital Repository (TDR).


Wanneer heeft auditing of certificering zin? 

Het is belangrijk dat een digitaal archief de zaken op orde heeft. Daarmee bedoelen we dat er herleidbare processen zijn ingericht om duurzame opslag, duurzaam beheer en duurzame toegang van geselecteerde digitale objecten te waarborgen. Alleen op die manier kan een organisatie informatie meenemen door de tijd heen.

Als een organisatie voldoende zicht heeft op haar eigen situatie én overtuigd is van de kwaliteit van haar archiefbeheer, kan ze de volgende stappen nemen: auditing en certificering.

Binnen de digitale duurzaamheidsgemeenschap is er redelijke consensus over het feit dat audit en certificering een goede zaak is. Door je te laten certificeren maak je het vertrouwen dat een digitaal archief werk maakt van duurzame toegang meetbaar. Veel organisaties hebben in hun duurzaamheidsbeleid expliciet vastgelegd dat ze binnen enkele jaren gecertificeerd willen zijn.

Meer weten?

Een betrouwbare repositories is ook van belang in relatie tot FAIR. Betrouwbare repositories dragen immers bij aan het FAIR maken en houden van onderzoeksdata:

  • Repositories maken FAIR data mogelijk door het bieden van de infrastructuur waardoor FAIR data op de lange termijn ook FAIR blijft.
  • Bovendien kunnen gecertificeerde repositories dienen als baseline als het gaat om het evalueren van FAIRness van data.

Welke kennis is er binnen de organisatie nodig?

Kennis van:

  • De inhoud van een gekozen audit standaard;
  • De relevante documentatie die intern aanwezig is en van belang is voor de audit standaard;
  • De historie van het tot stand komen van de collectie om zodoende in staat te zijn documentatie te maken die mogelijk nog niet aanwezig is;
  • Manieren om zich op de hoogte stellen van hoe collega instellingen de audit voorbereid hebben.

Wie spelen er binnen de organisatie welke rol?

Management

  • Beslist of en wanneer het audit proces zal plaatsvinden.

Archivaris

  • Is verantwoordelijk voor de collectie.

Preservation officer

  • Is verantwoordelijk voor preserveringsactiviteiten.

Auditor

  • Is verantwoordelijk voor het audit proces.

Wat is het risico als we ons voornemen niet specificeren? 

Als een digitaal archief haar voornemen om geaudit en gecertificeerd te worden niet specificeert, kan dat leiden tot verlies van vertrouwen in de organisatie bij belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Heeft onze organisatie voldoende zicht op de huidige manier waarop we de digitale collecties beheren?
  • Zijn er herleidbare processen ingericht om duurzame opslag, duurzaam beheer en duurzame toegang van geselecteerde digitale objecten te waarborgen?
  • Heeft onze organisatie het voornemen om geaudit te worden en uiteindelijk een certificaat te halen? Zo ja, op welke termijn?
hoe verwoorden andere instellingen 'Certificering'

Applications are made public only once certification of a data repository has been approved by the CoreTrustSeal Board. Certification is against the version of the Core Trustworthy Data Repositories Requirements named in the link to the public application (e.g., 2017–2019). The CoreTrustSeal for Data Repositories is valid for three years from the certification date listed within the public application.

Het behalen van het CTS is voor het IISG een belangrijke mijlpaal en wel om twee redenen. Ten eerste omdat het instituut hiermee zijn bestaansrecht als digitale bewaarplaats, en als organisatie als geheel, een extra boost heeft gegeven. Ten tweede is de TDR-status een belangrijke boodschap richting potentiële en bestaande archiefdonoren. Het IISG laat hiermee zien dat het een betrouwbare partner is als het gaat om de bewaring van digitale collecties. Maar natuurlijk is het behalen van het CTS ook een feestelijke gebeurtenis die de medewerkers op gepaste wijze (in dit geplaagd tijdsgewricht) zullen vieren.

Het e-Depot van het Nationaal Archief heeft het CoreTrustSeal (CTS)) toegewezen gekregen. Dit is een internationaal kwaliteitszegel voor betrouwbare informatiebewaarplaatsen. Op basis van 16 eisen zijn het beleid, de organisatie, het informatiemanagement en de technische infrastructuur gekeurd. Het Nationaal Archief behoort tot een van de eerste overheidsarchieven ter wereld die dit certificaat ontvangt.  Lees voor meer informatie: Nieuwsbericht e-Depot Nationaal Archief gecertificeerd of onderstaande blog.

Lees de best-practices van instellingen die al een Core Trust Seal certificering behaald hebben op de Wegwijzer Certificering.