AUDIT VOORBEREIDINGEN

Wat komt er kijken bij het voorbereiden van een audit? 

Bij een audit kijkt men naar de huidige manier waarop een organisatie werkt en de processen en activiteiten die een organisatie uitvoert om de digitale collecties op een professionele manier te beheren.

Bij de voorbereidingen is het belangrijk om:

  • de intentie om een audit te starten goed te communiceren;
  • nader te specificeren voor welke collectie(s) deze audit van toepassing zal zijn en voor welke collecties niet;
  • duidelijk te maken wat er nodig is aan voorbereidingen;
  • duidelijk te maken welke inzet er van personeelsleden wordt verwacht;
  • een begroting te maken;
  • een heldere planning te maken.

Wat is het risico als wij ons niet voorbereiden? 

Een slechte voorbereiding op een audit zorgt er waarschijnlijk voor dat de audit slecht afloopt. Een grondig voorbereidingsproces daarentegen werkt op meerdere manieren door:

Het helpt om de taken zo goed mogelijk te kunnen verdelen;
De stappen die je doorloopt bij het voorbereiden van een certificeringsproces werken goed om je informatiehuishouding zo goed mogelijk te doorgronden en te professionaliseren;
Het commitment binnen de organisatie krijgt een boost.

Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Welk niveau van audit streeft onze organisatie na?
  • Geldt de audit voor alle digitale collecties of voor een specifieke collectie, bijvoorbeeld alleen het web archief van een collectie?
  • Welk tijdspad is van toepassing?
  • Is het voor iedereen die betrokken is bij het duurzaam bewaren van digitaal materiaal duidelijk welke activiteiten voortkomen uit het plan om een audit te starten?
  • Is er een budget beschikbaar voor de audit?
hoe verwoorden andere instellingen 'Audit voorbereidingen'

Het Data Seal of Approval (DSA) certificaat laat zien dat Beeld en Geluid betrouwbaar en duurzaam werkt en het complexe digitale archiveringsproces aantoonbaar beheerst. Aan de voorbereiding voor het verkrijgen van het certificaat is vanuit de organisatie meerdere jaren en in verschillende afdelingen gewerkt. Het ging hierbij zowel om het vastleggen van beleid en procedures voor digitale duurzaamheid van de audiovisuele collecties, als om het daadwerkelijk inrichten en aanpassen van de systemen, de processen en de werkwijzen.

Beeld en Geluid heeft de voorbereidingen voor het verkrijgen van het DSA verricht vanuit een beleidsproject. Binnen dit project werd de noodzakelijke normatieve documentatie opgesteld voor de inrichting van een gecontroleerde preserveringsomgeving. Het opstellen van de eigenlijke DSA-aanvraag gebeurde met medewerking van medewerkers uit de organisatie, met oog op het opbouwen van commitment en het betrekken van kennis uit de praktijk.

De ervaringen van Beeld en Geluid zijn beschreven in onderstaand artikel:

De Wegwijzer Certificering voor Digitale Archieven helpt erfgoedinstellingen die aan de slag gaan met certificering van betrouwbare digitale archieven. De Wegwijzer biedt praktische ondersteuning bij het opzetten en uitvoeren van een certificeringstraject.