Digitaal object

Een digitaal object is een reeks van nullen en enen (de bitstream) op één of andere drager, opgeslagen in een bepaald bestandsformaat, gebruikmakend van een specifieke combinatie van software en hardware.

Wat moeten we weten over het digitale object?

Omschrijf welke hoofdgroepen van digitale objecten er in de collectie te onderscheiden zijn. Bijvoorbeeld  tekstverwerkingsbestanden, rekenbladen, afbeeldingen, video’s etcetera. En bepaal of er (groepen) objecten aan te wijzen zijn die extra aandacht behoeven vanuit waardevolle content, complexiteit, veroudering etcetera.

Welke kennis is er binnen de organisatie nodig?

  • Manieren om de authenticiteit van een object te bepalen;
  • Manieren om de essentiële kenmerken van het originele object te kunnen bepalen;
  • Het documenteren van de eigenschappen van het originele object;
  • De impact van preserveringsacties (zoals migratie) op de oorspronkelijke eigenschappen;
  • De impact van versiebeheer op de oorspronkelijke eigenschappen;
  • Wet- en regelgeving voor het verwijderen van digitale objecten;
  • De identificatie van objecten die verwijderd moeten worden;
  • Documentatiesystemen en metadata voor te verwijderen objecten.

Wie spelen er binnen en buiten de organisatie welke rol?

Management

  • Stelt de definitie van het digitale object, inclusief essentiële kenmerken, vast;
  • Moet weten dat er een ingericht proces is voor verwijderen en ontoegankelijk maken; 
  • Heeft een taak in het identificeren van risico’s voor het duurzame archief.

Consument/Doelgroep

Heeft een belang bij de voortdurende toegankelijkheid van het digitale materiaal waarbij de essentiële kenmerken gehandhaafd blijven. 

Collectiebeheerder

Adviseert het management over de definitie van het digitale object, inclusief essentiële kenmerken.

Producent/Depotgever

Wordt bewust gemaakt van het feit dat een ordelijke overdracht,  voorzien van de nodige metadata, van belang is voor het goed definiëren van het digitale object om het te preserveren.

Informatie Manager

  • Adviseert over de definitie van het digitale object, inclusief essentiële kenmerken;
  • Analyseert de risico’s die voortkomen uit veranderingen op zijn terrein.

Technisch manager

Is verantwoordelijk voor het bieden van technische oplossingen inclusief een succesvolle take-down bij verwijdering of ontoegankelijk maken.

Wat zijn de risico’s als we verzuimen om de kenmerken en waarde van onze digitale objecten vast te stellen? 

Zonder een duidelijk begrip van de specifieke kenmerken en relatieve waarde van verschillende collectie-onderdelen is het lastig om beleidsbeslissingen te nemen en mensen en middelen in te zetten voor het plannen en uitvoeren van duurzaamheidsacties.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Wat is onze definitie van het digitale object?
  • Welke digitale objecten maken deel uit van onze collectie?
  • Op welke manieren stellen wij de kenmerken van de digitale objecten uit onze collectie vast?
  • Bestaat er binnen onze organisatie al ander beleid (zoals collectiebeleid) waar we in het duurzaamheidsbeleid naar kunnen verwijzen?
  • Hebben wij vastgesteld wat de bewaartermijn van de verschillende collectie-onderdelen moet zijn?
  • welke afhankelijkheden kennen onze digitale objecten, bijvoorbeeld met betrekking tot afspelen of vertonen?
hoe verwoorden andere instellingen 'Digitaal object'

A general description and history of the IISH collections can be found online: https://socialhistory.org/en/collections.

A more in-depth description can be found in paragraph 2.3 and 2.4 of the collection policy plan the IISH collection plan. Specifically looking at the digital collections three/four main groups can be distinguished:

Born digital archival material: most common files are word processing files, PDF's, photo's, spreadsheets, email boxes and files, audio and video files and databases.

Digitized IISH material: still images (of text, photo's, objects), video and audio.

Research data: tabular files, CSV files, spreadsheets, text files, audio and video files etc.

Publications: mostly PDF files

From a preservation perspective the first category is the most challenging regarding the diversity of digital objects, the amount of material and - in many cases - the lack of metadata. Also some of these collections will contain obscure and/or obsolete digital files. 

3.1 The Digital Collection

The Library’s digital collection is heterogeneous, comprising content such as eBooks, eJournals and the UK Web Archive, digitised newspapers and manuscripts, digital maps and digital sheet music, electoral registers, patents, and personal digital archives. A significant proportion of the collection is acquired via non print legal deposit and is born digital. Further content is acquired via voluntary deposit mechanisms or digitised from existing analogue resources, either internal or external to the Library. All content acquired by the Library and destined for long term preservation is in scope of this strategy.

The primary focus of the YUL’s digital preservation activities is on preserving the intellectual content of the materials digitized by the library, materials deposited into YorkSpace, and born digital materials acquired by Clara Thomas Archives and Special Collections. This means that YUL will prioritize the preservation of the content of all materials ingested, as opposed to the look and feel of the document.

The following properties are those which will be prioritized in all preservation activities:

  • The intellectual content of the object in the repository. This will be defined on a collection-level, type-by-type basis and includes all supplemental materials and the relationship between these objects, as can be determined from metadata or other context at the time of ingest.
  • Metadata included with the object at the time of ingest, especially that which relates it to other objects within the repository, or to the universe of its collection type overall.
  • The intellectual rights to the object held by YUL and members of its designated community. While these properties are used to control access to the content and to determine its preservation level, they are also preserved themselves.

Secondary considerations in preservation include the following items. While not strictly a part of the intellectual content of the preservation object, these properties are necessary to ensure its preservation and as such must be tracked as well:

  • The object’s chain of custody, starting as early as possible but at the very least from the time it entered the repository. This information is necessary in order to understand the history of the object, and to denote any transformations or changes that have occurred to the content.
  • Information on the object’s representation. For every digital object, some level of interpretation is necessary in order to transform the object from binary data into a human interpretable item.
  • Fixity information. The repository will keep sufficient metadata on the object to ensure at any point in the future that the object remains in a complete and uncorrupted state.