Beleid bij verwijdering

Stel vast hoe jullie organisatie om wil gaan met het verwijderen of vernietigen van digitale objecten en leg vast welke informatie in het archief zichtbaar blijft over de verwijderde objecten.

Wat verstaan we onder verwijdering?

Geplande verwijdering of vernietiging maakt deel uit van de activiteiten die voor collectiebeheer nodig zijn. Verwijderingsbeleid kan volgen uit een preserveringsovereenkomst, bijvoorbeeld op wettelijke basis zoals in de archiefsector.

Een helder verwijderingsbeleid maakt aan de producenten van digitale objecten en gebruikers van het archief duidelijk welke acties de organisatie zal ondernemen.

Wat is het risico als er geen verwijderingsbeleid wordt opgesteld?

Als beslissingen over verwijdering van digitale objecten niet worden vastgelegd, dan kan het voorkomen dat er objecten ontbreken zonder dat het duidelijk is waarom, wanneer en hoe deze objecten zijn verwijderd. Daarmee komt de geloofwaardigheid van het digitale archief in het geding.

Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Is er vastgesteld wanneer wij objecten uit onze collectie zullen verwijderen?
  • Is er sprake van wettelijke overeenkomsten die bepalen wanneer wij objecten moeten verwijderen?
  • Is er vastgesteld of en zo ja, welke metadata worden gecreëerd bij verwijdering van objecten?
hoe verwoorden andere instellingen 'Beleid bij verwijdering'

Retention

Files can only be permanently removed from the Digital Archive by deleting complete tapes. In all other cases the files can only be discarded by not including them in a subsequent migration. Authorized persons carry out these delete operations. A rollback (i.e. retrieval from a removed tape) is possible in emergency situations, on condition the tape has not been deleted and no migration has taken place in the meantime. 

Verwijdering van data zou na publicatie een extreem geval van dataverandering zijn. In principe verwijdert het Archief echter geen gepubliceerde data, tenzij daarvoor voldoende gewichtige gronden bestaan.

Beschadiging voorkomen. Het Nationaal Archief ontwerpt en werkt volgens processen die moeten zorgen dat digitale informatie niet beschadigd raakt, of verdwijnt. Het verwijderen van informatie is uit den boze, tenzij de verwijdering onderdeel is van een (goedgekeurd) strategisch plan. Mocht het Nationaal Archief als organisatie ophouden te bestaan, dan treffen wij maatregelen om de informatie veilig te stellen.