Essentiële kenmerken

Stel per collectie vast wat je precies van de originele objecten wilt behouden voor toekomstig gebruik. 

Wat zijn essentiële kenmerken?

“De essentiële kenmerken van een informatieobject die haar uiterlijk, gedrag (functionaliteit), kwaliteit en bruikbaarheid bepalen. Ze zijn te onderscheiden in categorieën als inhoud, context (metadata), verschijning (lay-out, kleur, teksteigenschappen zoals bijvoorbeeld diakritische tekens), gedrag (bv. interactie, functionaliteit) en structuur (bv. paginering, segmentering)” – JISC (2008)  

Deze kennis is gerelateerd aan:

  • Het bestandstype(n) van het digitale object;
  • De karakteristieken van het digitale object;
  • De benodigde software/hardware om het digitale object te kunnen weergeven;
  • De doelgroep en hun eisen.

Wat is het risico als we de essentiële kenmerken niet vaststellen? 

Als de essentiële kenmerken (ook wel ‘significant properties’ of ‘Transformational information property’ (OAIS) genoemd) niet worden omschreven, loopt een organisatie het risico op verlies van deze eigenschappen als er een preserveringsactie wordt uitgevoerd.

Het kiezen van een preserveringsstrategie op basis van gedefinieerde essentiële kenmerken van de digitale collectie, stelt de organisatie in staat om consistente en realistische preserveringsacties uit te voeren. Op deze manier kan de digitale collectie toegankelijk en begrijpelijk gehouden worden voor de lange termijn. Een andere benaming die in dit kader vaak gebruikt wordt is ‘preservation intent’ (preserveringsdoel).


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Heeft onze organisatie voor elke afzonderlijke collectie bepaald wat de essentiële kenmerken zijn die behouden moeten worden?
  • Heeft onze organisatie voor elke afzonderlijke gebruikersgroep bepaald wat de essentiële kenmerken zijn die behouden moeten worden?
  • Hebben wij alle belanghebbenden betrokken bij het bepalen van de essentiële kenmerken?
  • Heeft onze organisatie voor elke soort objecten (bijvoorbeeld tekstverwerkingsbestanden, spreadsheets, video) in de collectie bepaald wat de essentiële kenmerken zijn die behouden moeten worden?
hoe verwoorden andere instellingen 'Essentiële kenmerken'

Ad 3. Essential properties

The third aspect of authenticity is sustainable and meaningful access: the object is available in a usable format, and understandable to the users. To be able to guarantee this form of authenticity, the ‘essential properties’ of an object must be determined. These properties are the technical, aesthetic and intellectual characteristics of files, that must be preserved over time and throughout the various technological changes. The preservation of this authenticity can be measured by the degree to which – following a migration or other transformation – the specified essential properties of the original object (the preservation master) have been preserved in the new form of the object.

Eén datatype, bijvoorbeeld een GIS-bestand, kan worden gebruikt in meerdere academische disciplines. De significante kenmerken van een datatype kunnen echter per discipline verschillen. Dit betekent dat voor elk datatype het beoogde gebruik (‘intended use’) door de aangewezen doelgroep moet worden vastgesteld om te kunnen definiëren wat er moet worden gepreserveerd. Onlangs is het Archief begonnen aan een meer expliciete beschrijving van alle significante kenmerken van datatypen.

Bij de collecties die we nu beheren zijn de volgende essentiële kenmerken van belang: 

Inhoud: betekenisdragende inhoud van een document (tekst in bijvoorbeeld de vergunningsdocumenten en rapporten, visuele inhoud van de bouwtekeningen; 

Context: vastgelegd in metadata gebaseerd op archiefstandaarden  (TMLO, METS, PREMIS);

Verschijningsvorm: kleurweergave, bestandsformaat van ADA, ODA en BDA;

Gedrag: mogelijkheid tot bekijken en bewerken van het digitaal object; Structuur: documentstructuur, documenttypes, hiërarchie.

Bij elke nieuwe opname zullen de essentiële kenmerken in het aansluitplan worden vastgelegd. Bij actieve preservering zal rekening moeten worden gehouden met behoud van de essentiële kenmerken. Wijzigingen in essentiële kenmerken worden in dit preserveringsplan vastgelegd.