Preservation watch

Beschrijf hoe jullie de authenticiteit, bruikbaarheid en duurzame toegang van jullie digitale collecties willen garanderen door vernieuwingen op het gebied van opslagmedia, bestandsformaten, manieren van presentatie en andere (technologie)wijzigingen te volgen.

Welke ontwikkelingen moeten wij bijhouden? 

Het bijhouden van ontwikkelingen (Preservation Watch) beschrijft de strategie van de organisatie om voortdurend zicht te houden op (technologie)wijzigingen die mogelijk van invloed zijn op de duurzame toegankelijkheid van de digitale collectie. Daarnaast is het van belang dat de organisatie zicht houdt op mogelijk veranderende eisen van de doelgroep. Zie ook de uitwerking ‘Stel de doelgroep vast‘.

Wat zijn de risico’s als we verzuimen om technologische ontwikkelingen bij te houden? 

Het is belangrijk dat organisaties een duidelijke aanpak hebben voor het behouden van een omgeving waarin het digitale object een betrouwbare weergave – gelijkende het origineel – heeft. Dat kan alleen door ontwikkelingen in (versies van) bestandsformaten, opslagmedia en manieren van presentatie op de voet te volgen. Als dat niet lukt, wordt het lastig om preserveringsacties te plannen en uit te voeren. Daarmee komt de authenticiteit van de digitale collectie en de geloofwaardigheid van het digitaal archief in het geding. 

Naast technologie wijzigingen kunnen andere veranderingen in de omgeving van het digitale archief een bedreiging vormen voor de duurzame toegankelijkheid. Denk daarbij aan budgetten, veranderende gebruikerseisen, etc.

Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Heeft onze organisatie een duidelijk idee van de invloed van de technische ontwikkelingen op het lange termijn behoud?
  • Heeft onze organisatie de risico’s in kaart gebracht die duurzame toegankelijkheid tot het digitale materiaal in gevaar kunnen brengen?
hoe verwoorden andere instellingen 'Preservation watch'

Het gecontroleerd volgen en documenteren van ontwikkelingen die effect kunnen hebben op de duurzame beschikbaarstelling van de digitale collectie valt bij Beeld en Geluid onder de noemer preservation watch.

Het volgen van formaatprogressie en vernieuwingen van opslagmedia en playoutsoftware verloopt via gestructureerde mechanismen die Beeld en Geluid in staat stellen bewust en gecontroleerd om te gaan met technologiewijzigingen. Trends en ontwikkelingen m.b.t. formaten (container of encoding formaat) en software en hardware voor digitale AV-archivering worden nauwlettend gemonitord en gedocumenteerd. Ook de (veranderende) tehnische ‘ontvang’ omgeving van de Designated Communities wordt gemonitoord, via gebruikersgroepen en surveys. Dit gebeurt vanuit diverse gelederen binnen de organisatie ( ICT-regie, Applicatiebeheer, afdelingen Instroom, Klantcontactcentrum en Kennis &Innovatie). De kennis wordt gebundeld en gefilterd en bereikt vervolgens de Information Strategy Board van Beeld en Geluid die beslissingen neemt over de noodzaak en de wenselijkheid van wijzigingen en aanpassingen en technische implementatie.

Het NA heeft een preservation watch ingesteld. Deze watch dient om de reikwijdte te bepalen van de technologieën om de informatieobjecten en metadata te managen en hier toegang tot te verlenen, de support van die technologieën in de organisatie en community te monitoren en triggers in te bouwen. Praktisch betekent dat:

  • Het bijhouden van de (inter)nationale ontwikkelingen op het gebied van technologische veranderingen en standaarden en gebruikte hard- en software door producers en daar rapport over uit brengen;
  • Het regelmatig herzien van designated communities;
  • Het uitvoeren van risico-inventarisaties op de informatieobjecten en metadata in de e-Depot-voorziening;
  • Het monitoren van de Producer, Consumer en interne organisatie op veranderingen die invloed kunnen hebben op de duurzame toegankelijkheid van de informatieobjecten.


Continue community monitoring is noodzakelijk om tegemoet te kunnen blijven komen aan de veranderende wensen en eisen van bestaande en potentiële gebruikersgroepen. Het Nationaal Archief doet dit onder andere via de consumer kant van de preservation watch(designated community).

 

The Archives uses preservation formats selected through a rigorous research and testing regime.

The objective of this policy is to ensure that Parliament’s digital resources will remain authentic and accessible in the future to anyone who needs them. To do so it must counter the threats of rapid technological obsolescence and the inherent fragility of digital media, by providing mechanisms to identify and predict the impacts of those threats on its resources, and to plan and execute appropriate preservation strategies to mitigate these impacts.

The preservation of the above properties will be carried out using a transformative approach. That is, the formats (both at the file level and the metadata level) used in the repository will be constantly monitored (per the Environmental Monitoring of Preservation Formats policy) in order to ensure their suitability to long-term preservation. In instances where a format is deemed to present an unacceptable level of risk to the long-term viability of the content, an appropriate successor format will be chosen, with input from the Designated Community, and all materials in the existing format in question will be migrated over. Given YUL’s Strategic Plan (Steward York’s research assets), additional transformation may be made on the material in order to increase its findability. Such transformations will never be made in such a way as to endanger the long-term preservation of the material, and in situation where this would occur, the material so transformed will not be considered as part of the preservation plan.