Functionele preservering

Functionele preservering is bedoeld om door de tijd heen de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te waarborgen, door maatregelen te nemen om informatieverlies door technologische veranderingen te voorkomen.
Omschrijf wat jullie onder functionele preservering verstaan. Op welke manier wil jullie organisatie omgaan met technologische veranderingen van hardware en software waardoor bepaalde bestandsformaten in onbruik kunnen raken? En waarom is dat van belang?


Wat verstaan we onder functionele preservering?

Functionele preservering wordt ook wel content preservering of logische preservering genoemd. Parliamentary Archives, UK, hanteert in haar Digital Preservation Policy for Parliament de volgende definitie:

“This form of preservation seeks to ensure the continued accessibility of digital resources over time, in the face of technological change, through active intervention. It may generate new technical manifestations of those resources through processes such as format migration. These new manifestations are then incorporated into the preservation storage environment for ongoing bitstream preservation”.

Functionele preservering bouwt verder op de resultaten van bit preservering, dus het is van belang dat een organisatie zich bewust is van deze relatie. Functionele preservering omvat verschillende preserveringsstrategieën zoals migratie en emulatie die bedoeld zijn om verschillende soorten digitale materialen te behouden en er zorg voor te dragen dat deze ook in de toekomst toegankelijk zijn voor zowel de organisatie als voor de doelgroep.


Welke kennis is er binnen de organisatie nodig?

  • Van de technologische ontwikkelingen op het gebied van bestandsformaten;
  • Van de hard- en software die nodig zijn voor het archiveringsproces (denk aan validatie, transcoding);
  • Van de eisen en wensen van de geïdentificeerde doelgroep ten aanzien van essentiële eigenschappen van de digitale objecten en gangbare hard- en/of software bij het afspelen of gebruik;
  • Van risicomanagement op gebied van digitale repositories.

Wie spelen er binnen en buiten de organisatie welke rol? 

  • Management
    beslist over de definitie van functionele preservering en bepaalt beleid, bijvoorbeeld ten aanzien van versiebeheer.
  • Collectiebeheerder
    adviseert het management welk materiaal bewaard moet worden (bijvoorbeeld na migraties).
  • Producent/Depotgever
    moet erop kunnen vertrouwen dat het digitale materiaal conform afspraken wordt gepreserveerd en op lange termijn toegankelijk zal zijn.
  • Consument/Doelgroep
    heeft belang bij duurzame toegang tot het digitale materiaal en moet erop kunnen vertrouwen dat het materiaal authentiek is.
  • Informatie Manager
    beslist over functionele preserveringsstrategieën;  in welke situaties formaatmigratie wordt toegepast.
  • Technisch Manager/System Architect
    is verantwoordelijk voor het ontwikkelen/bieden van technische oplossingen voor het functionele preserveringsproces (zoals transcodingsoftware en QC/bestandsvalidatie).

Wat zijn de risico’s als we onze definitie van functionele preservering niet vastleggen?

Als de organisatie geen rekening houdt met de mogelijke technologische veranderingen die invloed hebben op de digitale collectie, dan leidt dit tot risico’s voor de bruikbaarheid van de objecten op de lange termijn. Het wel uitvoeren van preserveringsacties brengt echter ook risico’s voor de bruikbaarheid met zich mee. Namelijk als gevolg van verlies van eigenschappen door de formaatmigratie zelf. De risico’s van wel en niet ingrijpen dienen tegen elkaar te worden afgewogen.

Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Wat is onze definitie van functionele preservering?
  • Heeft onze organisatie een duidelijk idee van de invloed van de technische ontwikkelingen op de lange termijn toegankelijkheid van de digitale collectie?
  • Heeft onze organisatie de risico’s in kaart gebracht voor duurzame toegankelijkheid tot het digitale materiaal?
  • Heeft onze organisatie een preserveringsplan waarin functionele preservering wordt beschreven?
  • Heeft onze organisatie de risico’s in kaart gebracht wat betreft het garanderen van duurzame toegankelijkheid tot het digitale materiaal?
  • Wat is de relatie tussen bit preservering en functionele preservering?
hoe verwoorden andere instellingen 'Functionele preservering'

8.1 Full preservation and bit preservation 

The IISH offers two preservation levels:
. Full preservation: on this level the authenticity and the fixity of the digital object is guaranteed. This can only be fully realized if a digital object can be identified during the (pre-)ingest workflow to the repository (see above). 
. Bit preservation: on this level only the fixity of the bits with a digital object is guaranteed. This level is used for digital objects that can not be identified and characterized during the ingest workflow.
[...]
If a file is in thread of becoming obsolete they are migrated to modern, more open file formats. This can be done during ingest (normalisation on the basis of the file format policy) or during storage phase (on the basis of preservation watch, following the file (revised) format policy). Migration can only be performed if migration tools are available. 

Content preservations seeks to ensure the continued accessibility of digital resources over time, in the face of technological change, through active intervention. It may generate new technical manifestations of those resources through processes such as format migration. These new manifestations are then incorporated into the preservation storage environment for ongoing bitstream preservation. It is sometimes referred to as active preservation.

3.2 Preservation actions
For every collection the library acquires, a decision must be made with regard to what is to be preserved, in content, structure, functionality and appearance. For every collection there must also be a decision with regard to level of preservation, including i.a. bit preservation and encrypting.
Until financing is obtained, the extent of digital collections to be preserved is limited mainly to digital safety copies and born-digital materials in the collections, see ”The Royal Library’s acquisitions and discardingpolicy for the digital collection materials”.
Preservation strategies must be established for all the Royal Library’s digital collections which have been selected for preservation, see ”Strategyfor preservation of digital materialat the Royal Library”. The composition and volume of these collections must be continually monitored and specific preservation action plans must be set up for those (sub) collections which might be threatened. 
If, for either technical or economic reasons, it is not possible to preserve all functionality in a digital object in connection with carrying out a preservation action, the preservation of the digital object’s intellectual content has as a rule the highest priority. Correspondingly, the external environment (technologicaldevelopment of relevant tools/standards etc.) must be continually monitored, as well as developments in the requirements of users to functionality.