VERSIEBEHEER TIJDENS MIGRATIE

Leg beleid voor versiebeheer vast. Hoe gaan jullie om met verschillende versies van digitale objecten in het digitaal archief?

Wat verstaan we onder beleid voor versiebeheer?

Beleid voor versiebeheer beschrijft:

  • wat de organisatie gaat doen met de originelen nadat materiaal is gemigreerd: bewaren of vernietigen?
  • welke tussenversies (in geval van meerdere migraties) van een digitaal object worden bewaard en welke worden vernietigd;
  • hoe het onderscheid tussen de versies duidelijk wordt gemaakt.

De beslissing om versies wel of niet te bewaren hangt ook samen met de kosten voor opslag, opslagcapaciteit, personele middelen om alle versies te kunnen beheren en de eisen en wensen van de doelgroep. Willen de gebruikers bijvoorbeeld zowel het origineel als de migratiekopie kunnen raadplegen, zodat ze de authenticiteit van het materiaal kunnen vaststellen? Of vertrouwen ze er op dat ook na de migratie de kenmerken van het origineel volledig intact zijn gebleven?


Wat is het risico als we verzuimen om beleid voor versiebeheer vast te leggen?

Het risico op fouten tijdens preserveringsacties zoals migratie is altijd aanwezig. De doelgroep mag nooit het idee krijgen dat een organisatie opzettelijk of onbewust materiaal heeft verwijderd. Daarom is het belangrijk dat een organisatie transparant is over de beslissingen die ze tijdens migratie neemt.  Is de organisatie van plan de originele objecten na een migratie te vernietigen of te behouden? Neemt een organisatie de regels van goed versiebeheer aantoonbaar in acht? Alleen als het proces van versiebeheer navolgbaar is, zal de doelgroep in staat zijn de authenticiteit van geraadpleegd materiaal vast te stellen.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Heeft onze organisatie besloten hoe ze om wil gaan met migratie-kopieën?
  • Heeft onze organisatie een versiebeleid vastgelegd?
  • Heeft onze organisatie een besluit genomen omtrent het behouden of vernietigen van originelen na migratie?
  • Heeft onze organisatie een plan voor het zekerstellen van de integriteit van digitaal materiaal?
  • Weten wij of de doelgroep zowel het origineel als een migratiekopie willen kunnen opvragen?
hoe verwoorden andere instellingen 'Versiebeheer tijdens migratie'

Het beleid van Beeld en Geluid m.b.t tot het behoud van ‘originelen’ na transcodering of zonder transcodering staat beschreven in het preserveringsbeleidplan. De wijze waarop (interne en exteme) doelgroepen (versies van) het materiaal willen kunnen benaderen is door Beeld en Geluid in kaart gebracht. Versiebeheer van de packages van de essence (AV-content) en metadata zoals die worden ge-ingest en gemigreerd is een functionaliteit van het Media Asset Management systeem van Beeld en Geluid die o.a. wordt gerealiseerd m.b.t. de (technische) metadata extractie.

De waarborg dat elke wijziging in de gepreserveerde versie van alle onderdelen van een dataset correct wordt gedocumenteerd, is van integraal belang voor de authenticiteit van elke dataset. Het Archief maakt onderscheidt tussen twee vormen van wijziging na opname:

  • Nieuwe versie en daarom een nieuwe dataset: bij een wijziging in de data.
  • Kleine wijziging: bij een wijziging in metadata, beschrijvende documenten of aanvullende bestanden.

Een nieuwe versie wordt gedeponeerd als nieuwe dataset en ontvangt daarom een eigen persistent identifier. De nieuwe en de voorgaande dataset bevatten kruisverwijzingen naar elkaar in hun respectieve beschrijvende metadata. Wanneer er sprake is van een kleine wijziging, wordt deze gedocumenteerd in de administratieve metadata en wordt er geen nieuwe persistent identifier gegenereerd.

In geval van dataconversie naar een ander bestandsformaat voor preserverings- of toegankelijkheidsdoeleinden, houdt het Archief de originele bestanden in stand. De conversie is bedoeld om de inhoud van de data te preserveren, omdat de inhoud wordt beschouwd als het belangrijkste kenmerk van de data. Verduurzaming van andere aspecten, zoals de lay-out van het invoerformaat (de ‘look & feel’), wordt voor de meeste onderzoeksdata van minder belang geacht.