Metadata

Metadata en data documentatie zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven (data over data). Omschrijf op welke manier jullie organisatie om wil gaan met het vastleggen en onderhouden van metadata. Wat is het belang van metadatabeleid?


Wat verstaan we onder metadatabeleid? 

In het metadatabeleid formuleert een organisatie welke metadata-categorieën worden gehanteerd en welke standaarden worden gebruikt. Sommige metadata ontstaat direct op het moment dat het digitale object wordt gecreëerd, andere wordt gedurende de levenscyclus van een digitaal object toegevoegd, zowel voor als na de overdracht aan het archief. Het is belangrijk om beleid te ontwikkelen waarin bepaald wordt hoe er in verschillende fases met metadata wordt omgegaan. 

Omdat de vereiste set metadata per collectie of type digitaal object kan verschillen, moet de organisatie voor elke collectie en elk type digitaal object vastleggen welke metadata is vereist voor duurzame preservering. Daarbij zijn de preserveringsdoelen van de organisatie en de wensen van de doelgroep leidend.

Welke kennis is er binnen de organisatie nodig?

  • Categorieën metadata;
  • Digitaal informatiebeheer;
  • Workflows en informatiestromen;
  • Metadatastandaarden.

Wie spelen er binnen de organisatie welke rol in metadatabeleid? 

Management

  • Stelt metadatabeleid en het gebruik van metadatastandaarden vast.

Producent/Depotgever

  • Levert metadata aan, conform de afspraken voor het aanleveren van een minimale set aan metadata.

Consument/Doelgroep

  • Moet toegang hebben tot de metadata die nodig is om het digitale materiaal te kunnen begrijpen en gebruiken.

Informatie Manager

  • Is verantwoordelijk voor metadatabeleid en de implementatie van metadatastandaarden.

Technisch Manager

  • Is verantwoordelijk voor de systemen die de metadata en de digitale objecten verwerken en beschikbaar stellen.

Functioneel Beheerder/Systeem Architect/Technology Operator/Solution Provider

  • Is verantwoordelijk voor het beheer van systemen.

Wat zijn de risico’s als we verzuimen metadatabeleid te formuleren? 

Een bewuste omgang met metadata is noodzakelijk voor een succesvol lange termijn behoud van de collectie. Zonder metadatabeleid kan het zijn dat niet alle metadata die nodig is voor lange termijn preservering wordt verzameld, vastgelegd en onderhouden. Betrouwbaarheid en begrijpelijkheid kunnen in het geding raken door het ontbreken van de juiste metadata.

Betrouwbaarheid van de identiteit van het digitale object is afhankelijk van metadata over de herkomst (binnen welke omgeving is het object gecreëerd) en de link tussen verleden, heden en toekomst (beheergeschiedenis). 

Begrijpelijkheid is afhankelijk van voldoende metadata waarmee het digitale object kan worden geïnterpreteerd, begrepen en gebruikt door de doelgroep, zonder dat zij daarbij gebruik hoeven te maken van andere bronnen. Zie ook het aandachtsgebied 'Toegang'.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Heeft onze organisatie vastgesteld welke metadata nodig is voor het lange termijn behoud van iedere afzonderlijke collectie?
  • Is de metadata die wordt verzameld en gebruikt in lijn met de geldende standaarden en zijn deze standaarden up to date?
  • Wordt de metadata over het digitale materiaal apart bewaard van het object zelf (bijv. in een database/catalogus) of worden ze samen opgeslagen (embedded)?
  • Heeft onze organisatie een minimum set van vereiste metadata vastgesteld?
  • Maakt onze organisatie onderscheid tussen descriptive metadata en preserveringsmetadata in de eisen die aan de metadata worden gesteld?
  • Is bekend wat de oorsprong is van onze metadata, in relatie tot de levenscyclus van het digitale object?
hoe verwoorden andere instellingen 'Metadata'

Metadata is informatie over relaties tussen en informatie over informatieobjecten. Daarbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen: — Beschrijvende metadata. Deze beschrijven de informatieobjecten op inhoudelijk kenmerken; — Technische metadata. Deze beschrijven de informatieobjecten zélf en zijn noodzakelijk om de lange-termijn toegang te kunnen garanderen; — Structurele metadata. Deze beschrijven structuur van de archieven en onderlinge relaties binnen een archief. Het Nieuwe Instituut werkt aan een Richtlijn Metadata. Hierin wordt vastgelegd welke metadata bewaard dienen te worden en binnen welke systemen en met welke onderlinge relaties.

As the IISH is a private archive the archival donors take in a special and prominent position concerning the acquisition and agreements about the access to the collections. In a standard contract between archival donors and the institute these agreements are laid down. Any special or additional demands can be added.

Also the result of being a private archive and the - sometimes - sensitive nature of the collections, makes that the trust between the archival donor and the institute is viewed as top priority. From a digital preservation perspective this results in the stress on the right access metadata and the importance given to information security. More generally the stress on the trustworthiness of the digital repository - and therefor the TDR status - is especially seen as important in the light of the special relation between the archival donors and the institute.    

Being an archive that builds on the relationships with archival donors the institute can not afford to put strict conditions on how collections are delivered to the IISH. This means that - as some government archives can - the IISH has no list of preferred file formats or metadata schemes. As consequence the institute has to deal with large variety of material in highly different states of ordering. 

See chapter 3.4. Archival donors and status as a private archive for more information.

De KB verzamelt en creëert metadata bij alle digitale objecten en collecties in het e-Depot en bewaakt de kwaliteit daarvan. Alle metadata worden in elk geval opgeslagen in een AIP bij het bewaarde informatieobject, om de bruikbaarheid van het object in de toekomst te kunnen waarborgen. Beschrijvende metadata dienen om de herkenbaarheid en begrijpelijkheid van de collecties en informatieobjecten te kunnen waarborgen voor de designated communities (zie par. 1.5). 

Metadata over rechten en rechthebbenden waarborgen de juiste toegangs-, gebruiks- en bewerkingsrechten. Alle informatie over preserveringsacties wordt als metadata bij het object vastgelegd.

Zie hoofdstuk 2.5. van onderstaande link voor meer informatie.