Beschrijvende metadata

Bepaal welke beschrijvende metadata jullie gaan vastleggen en op welke manier.

 

Wat verstaan we onder beschrijvende metadata?

Beschrijvende metadata dienen de vindbaarheid en begrijpelijkheid van het digitale object. De beschrijvende metadata kunnen bestaan uit de originele metadata of door het archief zelf worden toegevoegd en beheerd. Beschrijvende of bibliografische metadata worden gebruikt om de collectie of het digitale object inhoudelijk te beschrijven. Deze categorie metadata geeft antwoord op vragen zoals: 

  • Wie heeft dit object gemaakt? 
  • Wat is de inhoud van het object?
  • Welke vorm heeft het object (bijvoorbeeld een factuur, boek, brief, dataset, etc.)?
  • Waar komt het object xxx vandaan?
  • Wanneer is het object gemaakt, veranderd?

Het verdient de voorkeur om een standaard metadataschema,  een vaste minimale set metadatavelden, te gebruiken voor dit type metadata, rekening houdend met domeinspecifieke informatiebehoeften. Zie ook de uitwerking 'Metadata Standaarden'.


Wat zijn de risico’s als beschrijvende metadata ontbreken?

Als beschrijvende metadata ontbreken, is het voor de doelgroep niet mogelijk om de digitale objecten in de collectie te vinden, raadplegen en begrijpen.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Hanteren wij standaarden voor beschrijvende metadata?
  • Heeft onze organisatie een minimum set van vereiste medatata vastgesteld binnen een medataschema dat moet worden ingevuld voor ieder digitaal object?
  • Op welke manier wordt de kwaliteit van de beschrijvende metadata geborgd?
  • Is onze organisatie zich bewust van de domein-specifieke informatiebehoefte van onze gebruikers, die tot uiting moet komen in de set beschrijvende metadata?
  • Hoe gaan we om met het documenteren van wijzigingen in de beschrijvende metadata (correcties, verrijking)?
  • Welke beschrijvende metadata worden gezien als onderdeel van het authentieke object en zijn daarmee onveranderbaar?
hoe verwoorden andere instellingen 'Beschrijvende metadata'

Beschrijvende metadata
Voor de dagelijkse aanwas en acquisities wordt in principe volstaan met extern aangeleverde beschrijvende metadata. Eenmalige acquisities dienen te worden aangeleverd met een minimale set gestructureerde metadata. Al het materiaal wordt bij instroom voorzien van een waardestelling die leidend is voor de eisen waaraan de beschrijvende metadata moeten voldoen. Er worden vier waardecategorieën onderscheiden:
Waardering A: onvervangbaar, zeldzaam 
Waardering B: kerncollectie
Waardering C: geen grote waarde 
Waardering D: weinig tot geen waarde of irrelevant 

Alle beschrijvende metadata binnen het informatiesysteem van Beeld en Geluid is gestructureerd volgens het eigen metadatamodel. Er bestaat een beheersmatig onderscheid tussen randvoorwaardelijke metadata, basismetadata en verrijkte metadata:
Niveau 1: deze metadata zijn randvoorwaardelijk voor de informatiesystemen en processen van Beeld en Geluid. Hieronder vallen ook (delen van) de preserveringsmetadata. 
Niveau 2: na afronding van instroom hebben alle materialen een volwaardige basisset metadata beschikbaar. Deze basisset is afhankelijk van de waardestelling; voor materiaal met waardestelling A en B is de basisset ruimer dan voor materiaal met waarde C en D.
Niveau 3: Beeld en Geluid kan na instroom een deel van haar collectie nog van extra beschrijvende context-metadata voorzien.

10.2.1 Descriptive metadata
The IISH aims to give proper access to all collections by adding so much descriptive metadata they can be easily found in the IISH internal and external search systems and engines. If the depositor has delivered metadata we will use that as a staring point for creating descriptive metadata. But, as a private archive the Institute has no real influence on the use, the form and the amount of metadata the depositor delivers with the archive. In many cases the descriptive metadata will be created the instute itself.
The approach to the quality of collection describing metadata is pragmatical in the sense that the IISH follows standards that are widely used within the cultural heritage community. Findabitility and interoperability of the collections is key to the allocated metadata. Obvious standards used here are archival standards ISAD(G), EAD and the libary standard MARC 21. Also the institute makes extensive use of well established vocubularies like GTAA (for audio visual materials) and the LOC and these will be the basis of the search capabilities of the new linked data fuelled IISH website

The SFA archive information system (AIS) for the management of description information (administrative, descriptive, structural and technical metadata) guarantees the retrievability of documents independently of the type of archive records.