Beschrijvende metadata

Bepaal welke beschrijvende metadata jullie gaan vastleggen en op welke manier.

 

Wat verstaan we onder beschrijvende metadata?

Beschrijvende metadata dienen de vindbaarheid en begrijpelijkheid van het digitale object. De beschrijvende metadata kunnen bestaan uit de originele metadata of door het archief zelf worden toegevoegd en beheerd. Beschrijvende of bibliografische metadata worden gebruikt om de collectie of het digitale object inhoudelijk te beschrijven. Deze categorie metadata geeft antwoord op vragen zoals: 

  • Wie heeft dit object gemaakt? 
  • Wat is de inhoud van het object?
  • Welke vorm heeft het object (bijvoorbeeld een factuur, boek, brief, dataset, etc.)?
  • Waar komt het object xxx vandaan?
  • Wanneer is het object gemaakt, veranderd?

Het verdient de voorkeur om een standaard metadataschema,  een vaste minimale set metadatavelden, te gebruiken voor dit type metadata, rekening houdend met domeinspecifieke informatiebehoeften. Zie ook de uitwerking ‘Metadatastandaarden‘.

 


Wat zijn de risico’s als beschrijvende metadata ontbreken?

Als beschrijvende metadata ontbreken, is het voor de doelgroep niet mogelijk om de digitale objecten in de collectie te vinden, raadplegen en begrijpen.

 


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Hanteren wij standaarden voor beschrijvende metadata?
  • Heeft onze organisatie een minimum set van vereiste medatata vastgesteld binnen een medataschema dat moet worden ingevuld voor ieder digitaal object?
  • Op welke manier wordt de kwaliteit van de beschrijvende metadata geborgd?
  • Is onze organisatie zich bewust van de domein-specifieke informatiebehoefte van onze gebruikers, die tot uiting moet komen in de set beschrijvende metadata?
  • Hoe gaan we om met het documenteren van wijzigingen in de beschrijvende metadata (correcties, verrijking)?
  • Welke beschrijvende metadata worden gezien als onderdeel van het authentieke object en zijn daarmee onveranderbaar?
hoe verwoorden andere instellingen 'Beschrijvende metadata'

Een deel van de metadata die binnen komt is Descriptive Information. Dit gedeelte wordt geëxporteerd naar het Collectie beheer systeem en zal daar verder verrijkt worden. De originele metadata van de zorgdrager blijft bewaard in het e-Depot (in de metadata-database). Ook alle metadata die tijdens de verschillende processen worden gegenereerd worden opgeslagen in dezelfde metadata-database. Er komt dus gedurende het beheer van informatie objecten steeds meer metadata bij.

The SFA archive information system (AIS) for the management of description information (administrative, descriptive, structural and technical metadata) guarantees the retrievability of documents independently of the type of archive records.

Essential to life cycle management is the generation/creation of administrative and descriptive metadata describing the material. The Library considers metadata (administrative as well as descriptive) to be essential for life cycle management and resource discovery. Metadata will be subject to similar life cycle management as the objects it describes. Metadata that support these activities will be permanently associated with the material it describes. Administrative metadata will be created to published standards where they exist, to recognised ‘best practice’ where no standards exist, and to ‘best effort’ as a last resort.

Descriptive, contextual and resource discovery metadata for all Library resources: physical,digital and born digital, will be stored and managed within the Library’s Management Systems (or their successors).