Originele metadata

Op welke manier leggen jullie de metadata die het originele digitale object documenteren vast?

 


Wat verstaan we onder originele metadata?

De term originele metadata verwijst naar de metadata die mee is ingestroomd bij de opname van het digitale object in het digitaal archief. Het is de – onveranderlijke en unieke – metadata die alleen door de producent/depotgever van digitale objecten kan worden aangemaakt en niet aan het object zelf kan worden ontleend.

Beleid voor het gestructureerd verzamelen van originele metadata kan bijvoorbeeld worden vastgelegd als onderdeel van een overeenkomst met de producent/depotgever. Met een dergelijke overeenkomst kan een digitaal archief duidelijk overbrengen welke metadata (zoals metadata over de rechten en technische metadata) de producent/depotgever aan moeten leveren. Zie ook de uitwerking ‘Bewaarovereenkomsten‘.

De wijze waarop de herkomst wordt vastgesteld kan voor verschillende objecten verschillen:

  • Voor onderzoeksdata kan het bijvoorbeeld gaan om het vastleggen van links naar het analyseproces, de ruwe data, publicaties, etc;
  • Voor bibliotheken met een wettelijke taak kan het bijvoorbeeld gaan om het documenteren van het moment van aanlevering van digitale objecten door de uitgever.

Het digitaal archief kan al deze metadata veilig stellen door eisen te stellen aan de zogeheten SIP, het Submission Information Package.

 


Wat zijn de risico’s als we verzuimen om gestructureerd originele metadata te verzamelen? 

Originele metadata is een groep metadata met informatie over het digitale object dat wordt opgenomen in het digitaal archief. Dit soort informatie is uniek en kan vaak niet uit andere bronnen worden verkregen. Het niet gestructureerd vastleggen van originele metadata kan leiden tot het verlies van o.a. herkomst informatie en daarmee komt de authenticiteit en bruikbaarheid van de digitale collectie in het geding.

 


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Hoe gaat onze organisatie om met de metadata die mee instroomt met een digitaal object?
  • Hoe zijn wij van plan om essentiële originele metadata te selecteren?
  • Heeft onze organisatie afspraken met depotgevers over het aanleveren van originele metadata?
hoe verwoorden andere instellingen 'Originele metadata'

De complete keten van zorg die het Archief aan alle datasets besteed, wordt vastgelegd door middel van metadata. Alle acties zijn expliciet, volledig, correct en up-to-date. Alleen van de ‘originele’ versie kan echter worden gezegd dat deze een integrale kopie van de bij het Archief gedeponeerde versie is. De gepreserveerde en verspreide versies worden als authentiek beschouwd. Ze bevatten herkomstinformatie over alle wijzigingen die terugverwijst naar de originele gedeponeerde versie.

Zowel het oorspronkelijke informatieobject als de oorspronkelijke metadata worden opgeslagen. Er wordt een Archival Information Pakckage (AIP) gemaakt dat de status krijgt van origineel informatieobject. Deze AIP krijgt een uniek identificatienummer en wordt weggeschreven naar de storagedatabase.

Een deel van de metadata die binnenkomt is Descriptive Information. Dit gedeelte wordt geëxporteerd naar het Collectie beheer systeem en zal daar verder verrijkt worden. De originele metadata van de zorgdrager blijft bewaard in het e-Depot (in de metadata-database). Ook alle metadata die tijdens de verschillende processen worden gegenereerd worden opgeslagen in dezelfde metadata-database. Er komt dus gedurende het beheer van informatie objecten steeds meer metadata bij.