Preserverings metadata

Beschrijf welke (technische) kenmerken van de digitale collectie vastgelegd moeten worden en welke informatie over het integrale preserveringsproces zelf bewaard moet blijven.

 

Wat verstaan wij onder preserveringsmetadata?

Preserveringsmetadata identificeren:

  • De geschiedenis van een digitaal object (provenance trail); 
  • Technische kenmerken van bestanden;
  • Gebruikte hardware, software, versie, bestandsgrootte, etc.
  • De resultaten van alle acties die vanaf de opname en tijdens het beheer en preservering van digitale objecten worden ondernomen, zoals bijvoorbeeld de resultaten van een viruscheck, bestandsformaatcheck, integriteitscheck, encryptie, het toekennen van een unieke identifier, etc;
  • De personen of toepassingen die deze acties hebben uitgevoerd.

Onder de categorie preserveringsmetadata kunnen ook rechtenmetadata vallen. Rechtenmetadata geven informatie over de restricties en licenties voor het behoud en het gebruik van digitale objecten. Zie ook de uitwerking ‘Auteursrechthebbenden‘.

Volgens de PREMIS Data Dictionary zijn de functies van preserveringsmetadata als volgt:

  • Ondersteunen van de reproduceerbaarheid, de authenticiteit en de identiteit van digitale objecten in een preserveringscontext;
  • Representeren van de informatie die de meeste preserveringsrepositories nodig hebben om digitale materialen voor de lange termijn te kunnen preserveren;
  • Bevorderen van de implementeerbaarheid van de metadata: strak gedefinieerd en ondersteund door richtlijnen voor de creatie, het management en het gebruik , gericht op geautomatiseerde workflows;
  • Zijn technisch neutraal: er worden geen aannames gedaan m.b.t.de vereiste en gebruikte preserveringstechnologie, de strategie, en de metadataopslag en -management etc.

De PREMIS preserverings metadatastandaard definieert de minimale generieke set preserveringsmetadata voor een duurzaam archief.  Zie ook de uitwerking ‘Metadatastandaarden‘.

 

Wat zijn de risico’s als preserveringsmetadata ontbreken?

Preserveringsmetadata zijn nodig om:

  • De betrouwbaarheid (identiteit en integriteit) van het digitale object aan te kunnen tonen ;
  • Processen in de levenscyclus van een digitaal object te documenteren;
  • Het materiaal ook op de lange termijn begrijpelijk en toegankelijk te houden, d.w.z. door de tijd en door technologische veranderingen heen;
  • De betrouwbaarheid van digitale archivering aan te tonen.

Zonder preserveringsmetadata is het onmogelijk om de link tussen verleden en heden van het digitale object vast te leggen en kan duurzame toegang niet worden gegarandeerd.

 


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Is het ons duidelijk hoe herkomst kan worden vastgelegd? Bijvoorbeeld waar de 'provenance trail' moet beginnen en hoe dit gedurende de gehele levenscyclus van digitale objecten kan worden bijgehouden?
  • Gebruikt onze organisatie een formele standaard voor preserveringsmetadata?
  • Heeft onze organisatie gedocumenteerd welke technische bestandskenmerken (hard- en software) moeten worden geïdentificeerd en vastgelegd?
  • Heeft onze organisatie gedocumenteerd welke gegevens over het preserveringsproces bewaard moeten blijven, en welke extra gegevens over de levenscyclus van de objecten moeten worden aangemaakt en bewaard?
  • Bevat de metadata informatie over rechten en restricties voor het behoud en gebruik van de digitale collectie?
hoe verwoorden andere instellingen 'Preserverings metadata'

Beeld en Geluid heeft een Preservation Metadata Dictionary samengesteld, waarin alle technische- en procesmetadata voorkomen die een rol zouden kunnen spelen in behoud van AV-collecties. De procesmetadata zijn gebaseerd op PREMIS, de technische metadata op internationele standaarden voor AV-materialen. De metadata in deze Dictionary dienen als referentie bij het identifceren van de gegevens in de daadwerkelijke processen en systemen, om deze gegevens te kunnen inzetten als preservation metadata. Een normatief Informatiemodel geeft weer op welke plekken in het proces welke preservation metadata (manueel of automatisch) aan het bestand worden toegevoegd.

Door het vastleggen van alle gebeurtenissen (‘events’) in de levenscyclus van de ingestroomde materialen wordt bj Beeld en Geluid de zgn. chain of custody  van ieder object bewaard: i.c. de gegevens in de context waarbinnen het object is gecreëerd, geingest, opgeslagen, getransformeerd en wordt gebruikt. Het vastleggen gebeurt door middel van (automatisch gegenereerde) metadata die de uitkomst is van bewerkingen en verplaatsingen aan en van het object. Deze informatie wordt vervolgens aan het object toegevoegd en bewaard. De vorm en structuur van de gegevens over de workflow en de bewerkingen zijn ontleend aan PREMIS 3.0, de standaard voor preserveringsmetadata.

Datamanagement houdt de informatie over de informatieobjecten bij, of mooier gezegd: het bevat alle sturing, logging en rapportages op wijzigingen in metadata, zowel in de e-Depot-voorziening als in een collectiebeheersysteem, als in informatie–objecten zelf. Tevens is er een automatische relatie met de Technical Registry en het gehanteerde metadataschema.