Organisatie

De organisatie van digitale duurzaamheid draagt bij aan het behalen van preserveringsdoelen en omvat bijvoorbeeld de omschrijving van processen, rollen, verantwoordelijkheden, personeelsbeleid en kosten die hiermee gepaard gaan. Omschrijf het belang van het organiseren van duurzame toegang.

 

Wat verstaan we onder de organisatie van duurzame toegang?

Digitale duurzaamheid is geen op zichzelf staande activiteit binnen een organisatie. Het vereist betrokkenheid van verschillende afdelingen, elk met zijn eigen verantwoordelijkheid. Deze verantwoordelijkheden blijken uit goed omschreven preserveringsprocessen, een passend beleid voor personele invulling, goed onderbouwde budgetten en duidelijke preserveringsdoelen van de organisatie als geheel.


Welke kennis is er binnen de organisatie nodig?

  • Kennis van (het ontwikkelen van een) personeelsbeleid;
  • Kennis van relevante opleidingen, zowel voor de competenties voor langetermijnbewaring als voor persoonsontwikkeling in het algemeen;
  • Kennis van risicomanagement technieken, risico-evaluatie, risicobeheersing en budgetbeheer.
  • Kennis van het opstellen van een budget planning voor de lange termijn;
  • Kennis van de benodigde competenties voor het duurzaam toegankelijk houden van digitaal erfgoed, zowel technisch als inhoudelijk;
  • Kennis van de preserveringsdoelen en hoe deze te realiseren.

 

Wie spelen er binnen de organisatie welke rol?  

Management

  • Is betrokken bij het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden;
  • Heeft verantwoordelijkheid voor het aanstellen van medewerkers met adequate expertise en stelt budgetten ter beschikking.

Informatiemanager

Stelt duurzaamheidsbeleid op en adviseert over borging van het beleid in de organisatie.

 

Wat zijn de risico’s als we duurzame toegang niet embedden in organisatieprocessen? 

Als de organisatie van processen, rollen, verantwoordelijkheden, personeelsbeleid en kosten die gepaard gaan met het garanderen van duurzame toegang niet specifiek worden gemaakt, kan het duurzaamheidsbeleid niet worden uitgevoerd en vindt er onherroepelijk informatieverlies plaats.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Wat heeft onze organisatie nodig om de uitdaging van duurzame toegankelijkheid op te pakken?
  • Wat is financieel en organisatorisch haalbaar?
hoe verwoorden andere instellingen 'Organisatie'

De Unitmanager Archief is bij Beeld en Geluid verantwoordelijk voor het identificeren en ontwikkelen van de kennis en de competenties die nodig zijn voor het werken binnen de processen en systemen van het Digitaal Archief. Momenteel wordt bepaald welke expertise normaliter kan worden ingehuurd en welke expertise persé binnen de organisatie moet worden ontwikkeld en/of behouden. Budgetten voor training en opleiding worden individueel of op afdelingsniveau toegekend.  Met de laatste reorganisatie heeft Beeld en Geluid nieuwe functieprofielen opgesteld, waarin de vereiste competenties voor het digitaal werken zijn opgenomen. De kennis en competenties zijn beschreven in het Hoofdstuk Training en Kennisontwikkeling (H 12) van het preserveringsbeleidsplan Digitale Preservering Beeld en Geluid . De betreffende domeinen behelsen o.m digitale AV-content, metadata en workflows, auteursrecht en contractmanagement, collectiebeleid, gebruik en doelgroepen, en ICT kennis in de AV-archiefcontext.

This preservation policy is closely connected to the overall policy in the IISH. The most relevant policy documents in this regard are the IISG multiyear policy (Strategic Plan 2018-2023) and the collection policy plan (Collection Policy 2015-2020). In these documents the goals and ambitions in preserving and giving long term access digital collection are explicitly mentioned and to a certain degree effected into SMART objectives.

In het preserveringsbeleid van de KB zijn de aandachtsgebieden zoals verwoord in de wegwijzer uitgewerkt op algemeen niveau.