Rollen en verantwoordelijkheden

Benoem en expliciteer de rollen en verantwoordelijkheden bij het duurzaam toegankelijk houden van de digitale collectie.

 

Wat wordt er onder rollen en verantwoordelijkheden verstaan?

Rollen en verantwoordelijkheden omschrijven:

  • welke partij of persoon binnen en buiten de organisatie betrokken is bij het beheer van de digitale collectie;
  • op welke manier deze partij of persoon verantwoordelijk is voor het behalen van de preserveringsdoelen van de organisatie.

In sommige gevallen zullen collecties eigenaars hebben buiten de organisatie. Ook in dit geval is het belangrijk om de verantwoordelijken te expliciteren. Deponerings- en bewaarovereenkomsten kunnen hierbij helpen. Daarnaast is het van groot belang om de processen en verantwoordelijkheden regelmatig te actualiseren.

 


Wat is het risico als wij verzuimen om rollen en verantwoordelijkheden te benoemen? 

Gedurende de levenscyclus van digitale collecties moeten beslissingen worden genomen over acquisitie, goedkeuring van preserveringsplannen, kwaliteitscontrole en moeten de bijbehorende acties worden gepland. Een gebrek aan begrip van rollen en verantwoordelijkheden kan leiden tot misverstanden, ad-hoc oplossingen en tot beslissingen die niet in lijn zijn met het beleid van de organisatie. Uiteindelijk kan dit leiden tot verlies van vertrouwen in het digitale archief.

Voor het behalen van de preserveringsdoelen is het belangrijk dat de organisatie een duidelijk beeld heeft bij wie bevoegd is om beslissingen te nemen en wie een rol heeft in de adequate uitvoering daarvan.

 


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Hoe willen wij de rollen en verantwoordelijkheden vaststellen voor de afdelingen en medewerkers die betrokken zijn bij preservering?
  • Heeft ons digitaal archief overeenkomsten of contracten waarin de verantwoordelijkheden van de partners worden besproken?
  • Hoe zorgen wij ervoor dat rollen en verantwoordelijkheden voor alle betrokkenen duidelijk zijn?
hoe verwoorden andere instellingen 'Rollen en verantwoordelijkheden'

From a management perspective the IISH Director Collections & Digital Infrastructure has end responsibility for the preservation and processing of the digital collections. On a strategic level the digital archivist and the manager collections take the lead. On an operational level at the moment of writing four people from the collection's department are responsible for the processing and preservation of the digital collections. Responsibility for the technical infrastructure and IT security lies at the level of the Digital Infrastructure department of the Humanities Cluster (of which the IISH is a part).

 

De rollen en verantwoordelijkheden voor preservation worden als volgt onderscheiden:

  • Digitale Archief- en Adviesdiensten (DAAD): pre-ingest, aansluitingen, signalering producer. Voor uitgeplaatst archief: implementatie, beheer. Rollen: onder andere implementatiemanager.
  • Kennis en Advies (K&A): Preservation planning en preservation watch. Rollen: onder andere officer, researcher en adviseur.
  • Infrastructuur en services (I&S): Storage, administration, servicedesk en beheer, applicatiebeheer, technisch beheer. Rollen: onder andere productmanager, -specialist, beveiliger, ontwikkelaar, beheerder, tester.
  • Collectie: Ingest, datamanagement, access. Rollen: onder andere preservation manager, key user, beheerder.
  • Dienstverlening: access, signalering consumer. Rollen: onder andere access, search en retrieval expert. Het NA werkt deze rollen nader uit.

in paragraaf 5.8 van het preserveringsplan van het RAZ zijn rollen en verantwoordelijkheden van functionarissen beschreven. 

The Ingest Services section is responsible for the validation of the data and documentation, including checking of consistency, accuracy and suitability for preservation and secondary analysis, and producing and

enriching metadata about the data resources in order to populate finding aids. This section also converts the archival copy of data to current distribution formats to meet user needs, and provides other value-added user support.

The Access section develops and maintains the Archive’s thesaurus products and interprets national and international standards for local implementation in resource discovery metadata, and establishes, maintains and develops cataloguing and indexing metadata standards, metadata offerings and resource discovery systems across all Archive data services.

The Application Development and Maintenance (ADM) section, part of Technical Services, provides access to data collections through the internet and maintains the metadata architecture.