Rechten

Het aandachtsgebied rechten beschrijft de wettelijke en juridische plichten waar een organisatie mee te maken krijgt bij het verkrijgen, bewaren en het toegankelijk maken van digitaal materiaal voor de doelgroep. Omschrijf hoe jullie organisatie om wil gaan met deze plichten.

 

Wat voor type wetgeving en overeenkomsten worden bedoeld? 

Wat mag een digitaal archief wel en niet met haar digitale collectie doen? Wat voor rechten hebben belanghebbenden? En tot welke plichten leidt dat bij de organisatie?

Om dit soort vragen te beantwoorden, moet een organisatie  weten en vastleggen aan welke (nationale) wetgeving en regelingen zij is gebonden. De wetgeving benoemt bijvoorbeeld welk materiaal moet worden verkregen en bewaard, voor hoe lang, wie toegang kan verkrijgen, of iemand een kopie van het gearchiveerde materiaal kan krijgen, etc. Er kan sprake zijn van wettelijke bewaargeving, wetgeving op het gebied van archivering, privacy, contractenrecht en auteursrecht. Ook bewaar -en archiefovereenkomsten bepalen wat je wel en niet mag doen met specifieke digitale objecten.

Wanneer informatie kan leiden tot identificatie van individuen moet deze met extra veiligheidsmaatregelen zijn omgeven. Op deze informatie kan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing zijn.

 

Wat komt er in het duurzaamheidsbeleid te staan?

In haar duurzaamheidsbeleid identificeert een instelling:

  • Die delen van de collectie waarop wetgeving of overeenkomsten van toepassing zijn;
  • De maatregelen die nodig zijn om de bijbehorende plichten na te leven.

 

Welke kennis is er binnen de organisatie nodig?

  • Kennis van (inter)nationale wetgeving;
  • Kennis van de afspraken met externe (data) leveranciers/producenten;
  • Kennis van mogelijkheden om restricties te verwerken in de metadata of presentatie.

 

Wie spelen er binnen en buiten de organisatie welke rol? 

Management

Ziet erop toe dat de organisatie haar wettelijke verantwoordelijkheden neemt jegens makers en andere rechthebbenden en zich houdt aan met hen gesloten overeenkomsten.

Producent/Depotgever

Moet erop kunnen vertrouwen dat de organisatie conform geldende wetgeving en overeenkomsten is ingericht en zich daaraan houdt.

Technisch Manager

Moet waarborgen dat de technische set-up aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.

Operationeel Manager/Functioneel Beheerder/Systeem Architect/Technology Operator/Solution Provider

Moet noodzakelijke maatregelen implementeren.

 

Wat is het risico als wij onvoldoende rekening houden wettelijke/juridische plichten? 

Als een digitaal archief zichzelf niet op de hoogte stelt van haar wettelijke en juridisch rechten en plichten en zijn deze onvoldoende naleeft, kan dat leiden tot inbreuk op de auteurswet en als gevolg daarvan tot rechtszaken of reputatieschade.

 

Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Is er een wettelijke bewaar -of archiefregeling van toepassing op onze organisatie?
  • Werken wij met privacy-gevoelige data?
  • Heeft onze organisatie contracten of bewaarovereenkomsten met externe producenten en/of andere rechthebbenden?
hoe verwoorden andere instellingen 'Rechten'

Beeld en Geluid is door de Nederlandse overheid aangewezen om te fungeren als nationaal AV-archief en wordt structureel gefinancieerd op basis van de Mediawet 2008, art. 2. De taak van het instituut bestaat uit het verzamelen en duurzaam bewaren van AV-collecties van nationaal cultureel en historisch belang en het beschikbaarstellen van deze collecties voor research, hergebruik en exploitatie.

Contracten met niet omroep-depotgevers bevatten een sectie met privacy afspraken, gebaseerd op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Er zijn additionele technische en organisatorische maatregelen gedefinieerd voor deze bescherming. De algemene maatregelen voor het blokkeren van omroepmateriaal staan in de contracten met de NPO als vertegenwoordiger van de omroepdepotgevers. Rechtenhouders kunnen de metadata die toegang verschaft tot het eigenlijke AV-materiaal laten blokkeren. Vertrouwelijke data wordt niet beschikbaar gesteld, maar kan in bepaalde gevallen wel intern bekeken worden.

De preservation policy is vorm gegeven binnen de kaders van informatiewet- en regelgeving zoals de Archiefwet, de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Bescherming Persoonsgegevens en uitwerkingen daarvan. Het Natonaal Archief wil verantwoording afleggen op het gebied van preservation aan interne en externe belanghebbenden (bestuurders, medewerkers, klanten, burgers, partners, certificeringsinstanties) en verantwoordelijkheden in de organisatie duiden.

De overheid maakt en ontvangt heel veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf. Maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch oogpunt. Een deel van de overheidsinformatie gaat uiteindelijk naar het Nationaal Archief of naar een lokaal of regionaal archief. Die zorgen ervoor dat ook latere generaties gebruik kunnen maken van de informatie.

De algemene regels staan in de Archiefwet. Sommige regels zijn verder uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.