Bewaarovereenkomsten

Beschrijf of jullie bewaarovereenkomsten hanteren en waarom deze overeenkomsten van belang zijn.

 

Wat verstaan wij onder bewaarovereenkomsten? 

Digitale archieven maken vaak afspraken met de makers/depotgevers over de instroom, opslag, ontsluiting, preservering en beschikbaarstelling van digitale objecten.

Die afspraken gaan enerzijds over wat er er allemaal mag met de digitale objecten: de toestemming van de rechthebbende. Anderzijds over de verantwoordelijkheden die het digitale archief op zich neemt: de verplichtingen tot goede zorg voor het ontvangen materiaal, bewaarperiode, toegangsbeleid, vernietigingsbeleid, etcetera. In elk domein bestaan hier andere instrumenten voor zoals bijvoorbeeld:

  • Een licentieovereenkomst
    Met een licentie- of schenkingsovereenkomst verkrijgt een organisatie juridisch toestemming om de digitale objecten te archiveren en preserveren. Het is dus vooral een instrument om de rechten af te dekken.
  • Een ‘submission agreement’ (aanwinstencontract)
    Een submission agreement is uitgebreider dan een licentieovereenkomst. In de agreement worden producent en archief aangesproken op hun wederzijdse verantwoordelijkheden. Grofweg staan in een submission agreement:
    • De aanleverspecificaties (bestandsformaat, gewenste metadata, bestandsindeling en naamgeving, etc.);
    • De voorwaarden waaronder het materiaal ter beschikking mag worden gesteld;
    • Afspraken over de manier waarop een archief zorg gaat dragen voor de digitale objecten in kwestie (kwaliteitscontroles, behoud van essentiële kenmerken, beveiliging, preserveringsacties, etc.);
    • Informatie over de duur van het contract en de acties na beëindiging.

 

Wat is het risico als wij verzuimen om bewaarovereenkomsten op te stellen?

Het ontbreken van een bewaarovereenkomst kan leiden tot onzekerheden over de verantwoordelijkheden voor preservering, toegang en hergebruik met mogelijk slechte besluitvorming als gevolg. Een heldere bewaarovereenkomst waarborgt dat:

  • Het digitale materiaal wordt bewaard volgens de afspraken met de maker/producent/depotgever;
  • De rollen en verantwoordelijkheden van zowel de maker/producent/depotgever als de organisatie duidelijk zijn.

Duidelijkheid vooraf helpt enorm in het richten van de preserveringsinspanningen en de mogelijkheden voor (her-)gebruik en kan veel problemen voorkomen.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Heeft onze organisatie een formele bewaarovereenkomst met de producent/maker/depotgever van de collecties?
  • Heeft onze organisatie een algemene bewaarovereenkomst die alle soorten materiaal en collecties omvat?
  • Geeft de bewaarovereenkomst de bewaarnemer het recht materiaal te vernietigen?
  • Verplicht de bewaarovereenkomst de bewaarnemer het originele digitale materiaal te bewaren, bijvoorbeeld in geval van migratie of een andere preserveringsstrategie?
  • Stelt de bewaarovereenkomst een bewaarperiode vast?
hoe verwoorden andere instellingen 'Bewaarovereenkomsten'

Beeld en Geluid sluit contracten af met alle dataproducers over de voorwaarden voor opname, opslag, preservering en toegang. Deze contracten zijn gebaseerd op elementen in de Handleiding voor maken van een Submission Order Agreement en komen overeen met het beleid zoals geformuleerd in Hoofdstuk 7 van het preserveringbeleidsplan. In dit beleid worden alle keuzen en niveau’s geëxpliciteerd voor de wijze waarop de preservering  kan worden uitgevoerd.

Beeld en Geluid hanteert een standaardcontracttemplate voor het vastleggen van preserveringsdiensten aan niet-publieke omroep dataproducers. Afspraken met de publieke omroepen worden tweejaarlijks vastgelegd in een Serviceovereenkomst. Aanvullende, gedetailleerde (technische) afspraken met de dataproducers worden opgetekend in SLA’s (Service Level Agreements).

Afspraken over IPR (intellectual property rights) behoren tot de formele definitiefase, evenals toegangs- en uitlevervoorwaarden. Voor deze laatste groep rechten kan hier een aparte Order Agreementsectie worden opgenomen. Een andere categorie rechten die in dit stadium wordt gedocumenteerd vormt het recht van Beeld en Geluid om het materiaal te preserveren. Hierbinnen wordt ook bepaald welk preserveringsniveau wordt toegepast en aan welke formaten metadata- en andere (technische) specificaties de Producer/Depotgever moet voldoen om preservering d.m.v. gecontroleerd en gestandaardiseerd life cycle management door Beeld en Geluid, zeker te stellen.

De relatie tussen de depositeur van een dataset en DANS is gebaseerd op een juridisch bindende depotovereenkomst en -licentie (de Licentieovereenkomst) waarin:

  • de rechten en plichten van beide partijen worden vastgesteld;
  • wordt bepaald dat DANS er naar beste vermogen op toezien dat de gedeponeerde dataset op duurzame wijze wordt gearchiveerd en leesbaar en toegankelijk blijft;
  • wordt bepaald dat DANS het recht heeft het formaat en/of de functionaliteit van de dataset te wijzigen indien dit noodzakelijk is om de digitale duurzaamheid, de digitale distributie en het digitale hergebruik van de dataset mogelijk te maken;
  • de voorwaarden worden vastgesteld waaronder toegang mag worden verleend aan derden, zoals gespecificeerd door de depositeur (DANS hanteert als principe: open als het kan, beschermd als het moet);
  • de depositeur verklaart alle noodzakelijke toestemmingen te hebben verworven.

De Koninklijke Bibliotheek stelt ‘Archiving Agreements’ op met uitgevers. Met het Nederlands Uitgevers verbond is er algemene overeenkomst.