Toegang

Toegang gaat over de processen waarmee de doelgroep in het digitaal archief digitale objecten zoekt en aanvraagt en omvat de manieren waarop de aangevraagde informatie wordt gepresenteerd. Omschrijf hoe jullie organisatie gebruikers toegang wil geven tot het digitale materiaal en daarmee de bruikbaarheid wil garanderen.


Wat komt er allemaal kijken bij het geven van toegang? 

Digitale preservering is meer dan alleen het opslaan van informatie. Het is ook het toegankelijk maken en bruikbaar houden van deze informatie. Daarom moeten organisaties begrijpen hoe hun gebruikers toegang willen krijgen tot het digitale materiaal.

De bruikbaarheid van digitale objecten is afhankelijk van de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd aan de gebruikers. De organisatie moet daarom:

  • Nadenken over de manier om de informatie het beste doorzoekbaar te maken;
  • Nadenken over methodes die het mogelijk maken voor de doelgroep om digitale objecten te hergebruiken;
  • Bedenken hoe een digitaal object zal worden bekeken;
  • Weten welke presentatie tools of omgevingen de beste 'prestatie' bieden voor het digitale object. Deze prestatie is gedefinieerd door de organisatie, bijvoorbeeld 'gelijkend het origineel'. Om dit te kunnen doen moet de organisatie een helder beeld hebben van de essentiële kenmerken van de digitale objecten;
  • Zicht hebben op de invloed van technologische wijzigingen op de presentatie-omgeving;
  • Een duidelijke aanpak hebben voor het:
    • Behouden van een omgeving waarin het digitale object een betrouwbare weergave heeft;
    • Toezicht houden op veranderende eisen van de doelgroep. Zie ook de uitwerking 'Preservation watch'.
  • Zicht hebben op relevante wetgeving en overeenkomsten die zouden kunnen leiden tot restricties in de toegestane toegang tot digitale objecten;
  • Weten hoe toegangsrechten kunnen worden verwerkt in de metadata of presentatie.

De benaderingswijze kan afhankelijk zijn van het type materiaal. Zo vergt toegang tot websites bijvoorbeeld een andere aanpak dan toegang tot datasets.

Welke kennis is er binnen de organisatie nodig?

  • Kennis van de doelgroep en hun eisen en wensen;
  • Kennis van manieren om tot een betrouwbare weergave van een digitaal object te komen (weten welke software/hardware het beste past bij de karakteristieken van het digitale object);
  • Kennis van wetgeving en overeenkomsten die van invloed zijn op de toegestane toegang tot digitale objecten uit de collectie;
  • Kennis van de toepassing van de OAIS standaard;
  • Kennis van de toepassing van persistent identifiers voor vindbaarheid.


Wie spelen er binnen en buiten de organisatie welke rol?

Management

  • Stelt de doelgroep van de digitale collectie vast;
  • Stemt beleid voor rechtenmanagement af met de preserveringsdoelen van de organisatie.

Producent/Depotgever

  • Kan vertellen wie het beoogde publiek is voor een collectie, bijvoorbeeld onderzoekers die een bepaalde dataset gebruiken;
  • Moet informatie over mogelijke beperkingen in de toegangsrechten geven;
  • Kan informatie toevoegen die bijdraagt aan de begrijpelijkheid van het originele object.

Consument/Doelgroep

  • Heeft belang bij toegang tot en gebruik van de digitale collectie;
  • Heeft baat bij informatie die voldoende compleet is om te kunnen worden geïnterpreteerd, begrepen en gebruikt zonder daarbij gebruik te hoeven maken van speciale bronnen die niet breed toegankelijk zijn.

Technisch Manager

  • Is verantwoordelijk voor de beschikbaarstelling van de juiste systemen voor presentatie en met juiste zoekfaciliteiten.

Wat zijn de risico’s als we onvoldoende nadenken over toegang tot onze digitale collectie? 

Toegankelijkheid van de gepresenteerde collectie is een kernfunctionaliteit van het digitaal archief. Het niet hebben van een duidelijk beleid over de manier waarop de digitale informatie vindbaar en toegankelijk wordt gemaakt en voor wie:

  • Brengt de preserveringsdoelen in gevaar;
  • Kan leiden tot weinig of geen gebruik van de digitale collecties in het digitaal archief;
  • Brengt de continuïteit van de organisatie in gevaar.

Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Wat is onze definitie van toegang?
  • Wil onze organisatie de gebruiker middelen bieden om toegang te krijgen tot digitale objecten?
  • Op welke manier(en) willen wij de digitale objecten beschikbaar maken?
  • Heeft onze organisatie voor alle collecties beschreven hoe deze toegankelijk worden gehouden voor de doelgroep?
  • Wil onze organisatie verschillende omgevingen binnen de gebruikersgroepen ondersteunen?
  • Heeft onze organisatie voldoende informatie over de beste omgeving om het digitale object te kunnen tonen?
  • Hoe definiëren wij de beste omgeving?
  • Hebben wij een helder beeld hebben van de essentiële kenmerken van de digitale objecten?
  • Hebben wij zicht op de invloed van technologische wijzigingen op de presentatie-omgeving?
hoe verwoorden andere instellingen 'Toegang'

De OAIS-toegangsfunctie (‘access’) behelst de services en functies die de archiefcollectie en gerelateerde diensten zichtbaar [maken] voor consumenten. Eindgebruikers hebben contact met het Archief om datasets te zoeken, aan te vragen en in ontvangst te nemen. Standaard zijn deze processen op het web gebaseerd, met ondersteuning van de medewerkers van het Archief.

Naast de processen die deze drie activiteiten (d.w.z. datasets zoeken, aanvragen en ontvangen) ondersteunen, geeft de toegangsfunctie ook uitvoering aan de beveiliging in verband met de toegang.

Ter versterking van de vindbaarheid worden metadata waar nodig gecontroleerd en aangevuld. Ook samenwerkingsverbanden op het gebied van metadata versterken de vindbaarheid van de archiefinhoud. De kaartfunctionaliteit maakt dat gebruikers datasets op een kaart kunnen lokaliseren via hun coördinaten

 

Er zijn verschillende aspecten van toegankelijkheid die gegarandeerd moeten zijn om deze te kunnen beschouwen als duurzaam. De gebruiker moet materiaal kunnen vinden op basis van metadata, een gevonden object moet weergegeven kunnen worden, de inhoud van het object moet begrijpelijk zijn, de gebruiker moet kunnen bepalen in hoeverre een object integer en authentiek is en het object moet uitgeleverd kunnen worden als een DIP.  

Dit komt overeen met de begrippen vindbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en beschikbaar. De definitie van het begrip ‘betrouwbaar’ is dus ook direct verbonden met de invulling van de begrippen integriteit en authenticiteit zoals hierboven beschreven. Integriteit en authenticiteit zijn daarmee randvoorwaardelijk voor duurzame toegankelijkheid.

Al deze punten bevatten ook een juridische afhankelijkheid omdat voor al deze processen gewaarborgd moet zijn dat er voldoende rechten zijn om acties uit te voeren, dat deze rechten inzichtelijk zijn en dat deze ook gehandhaafd worden binnen de processen.

De access-functionaliteit ondersteunt het toegankelijk, leesbaar en bruikbaar aanbieden van informatieobjecten, de afhandeling van informatie- en serviceverzoeken en enkele aggregatie-vriendelijke koppelingen voor consumer interfaces, inclusief autorisatieschema’s. Vanuit de koppeling met het collectiebeheersysteem en de access workflow wordt een DIP ter beschikking gesteld. Dat gebeurt stapsgewijs. Afhankelijk van de designated community of gebruiker wordt de informatie op verschillende manieren beschikbaar gesteld. Bijvoorbeeld via een viewer of downloadfunctionaliteit.

Het Nationaal Archief past ook een open standaard (EAD) toe voor het ontsluiten en beschikbaar stellen van digitale informatie. De relatie tussen de inhoudelijke metadata en het digitale bestand wordt geborgd door een unieke identifier. Continue community monitoring is nodig om tegemoet te kunnen blijven komen aan de veranderende wensen en eisen van bestaande en potentiële gebruikersgroepen. Het Nationaal Archief doet dit onder andere via de eerder genoemde preservation watch.

Public access to digital records (including digitised physical records) is provided via Discovery, an online catalogue and presentation system. They are available either in their original, or, where possible, in a more accessible format.

De access-functionaliteit ondersteunt het toegankelijk, leesbaar en bruikbaar aanbieden van informatieobjecten, de afhandeling van informatie- en serviceverzoeken en enkele aggregatie-vriendelijke koppelingen voor gebruiker interfaces, inclusief autorisatieschema’s. Vanuit de koppeling met het collectiebeheersysteem en de access workflow wordt een DIP ter beschikking gesteld. Dat gebeurt stapsgewijs. Afhankelijk van de designated community of gebruiker wordt de informatie op verschillende manieren beschikbaar gesteld. Bijvoorbeeld via een viewer of downloadfunctionaliteit.

Het Stadsarchief Rotterdam werkt ook aan een open standaard (EAD) voor het ontsluiten en beschikbaar stellen van digitale informatie. De relatie tussen de beschrijvende metadata en het digitale bestand wordt geborgd door een unieke identifier. Continue community monitoring is nodig om tegemoet te kunnen blijven komen aan de veranderende wensen en eisen van bestaande en potentiële gebruikersgroepen. Het Stadsarchief Rotterdam doet dit onder andere via de eerder genoemde preservation watch en in samenwerking met andere archiefinstellingen.