Begrijpelijkheid door representatie-informatie

Welke informatie moet jullie organisatie vastleggen om ervoor te zorgen dat het digitale object geïnterpreteerd, begrepen en gebruikt kan worden door de doelgroep?


Wat is begrijpelijkheid door representatie-informatie?

De begrijpelijkheid van een object wordt gerealiseerd door het toevoegen van representatie-informatie. Representatie-informatie is alle informatie die nodig is om een digitaal object om te zetten in een betekenisvol geheel: het informatieobject. Welke informatie men toevoegt aan het digitale object hangt af van het type materiaal. Soms is het voldoende om te verwijzen naar specifieke 'metadata' maar op andere momenten is meer informatie nodig.

Om ‘onafhankelijke begrijpelijkheid’ aan de doelgroep te garanderen, omvat representatie-informatie niet alleen informatie ín het object zelf zoals de gebruikte software en datum van creatie (embedded metadata), maar ook informatie die bij het object wordt opgeslagen. De maker van een object licht bijvoorbeeld de betekenis van bepaalde kolommen in een spreadsheet toe of er wordt informatie gegeven over de beste omgeving voor een betrouwbare weergave (bijvoorbeeld de browser voor websites). Dit type informatie omschrijft het digitale object op zo’n manier dat een gebruiker het bestand nu en in de toekomst begrijpt zonder daarbij gebruik te hoeven maken van andere bronnen.

In het duurzaamheidsbeleid omschrijft een organisatie de voorgenomen stappen die de organisatie moet zetten om deze ‘onafhankelijke begrijpelijkheid’ te waarborgen. 


Wat zijn de risico’s als we representatie-informatie onvoldoende vastleggen? 

Als de doelgroep de content en context van de digitale objecten niet volledig begrijpt, dan kan de informatie verkeerd worden geïnterpreteerd of helemaal niet worden begrepen. Het gebruik van standaardformaten verkleint het risico.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen? 

  • Hoe zorgt onze organisatie ervoor dat het digitale object volledig begrijpelijk is voor de gebruikersgroepen?
  • Heeft onze organisatie procedures ontwikkeld om te controleren of de digitale informatie ‘onafhankelijk begrijpelijk’ is voor de gebruikersgroepen?
hoe verwoorden andere instellingen 'Begrijpelijkheid door representatie-informatie'

Daarnaast is er ook het niveau van de informatie-integriteit die bewaakt moet worden. Bij dit begrip gaat het er om zeker te stellen dat alle representatie informatie die nodig is om een object te interpreteren ook duurzaam bewaard blijft en persistent gerelateerd blijft aan het object. Dit kan door het opslaan van extra informatie als metadata of als document. In de praktijk wordt ook documentatie zoals benodigd om de informatie binnen de AIP te begrijpen opgeslagen met de AIP of als afzonderlijke AIP met verwijzing.