Bruikbaarheid

Stel vast hoe jullie de bruikbaarheid van de digitale collectie verzekeren.


Wat verstaan we onder bruikbaarheid?

Onderdeel van digitale preservering is het duurzaam toegankelijk maken van digitale informatie. Niet alleen bestandsformaten maar ook methoden om informatie te tonen veranderen in de tijd. Daarom is het belangrijk dat organisaties een duidelijke aanpak hebben voor het behouden van een omgeving waarin het digitale object een betrouwbare weergave heeft en houdt.


Wat komt er allemaal kijken bij het opstellen van een aanpak? 

De bruikbaarheid van digitale objecten is afhankelijk van de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd aan de gebruikers. De organisatie moet daarom weten welke presentatie tools of omgevingen de 'beste prestatie' bieden voor het digitale object. Deze prestatie is gedefinieerd door de organisatie, bijvoorbeeld 'gelijkend het origineel'. Om dit te kunnen doen moet de organisatie:

  • Een helder beeld hebben van de 'Essentiële kenmerken van de digitale objecten';
  • Kennis vergaren over de bestandstypen in de collectie;
  • Informatie verzamelen over de beste omgeving voor een betrouwbare weergave van deze bestandstypen en deze noteren in de ‘Representatie-Informatie‘;
  • Zicht hebben op de invloed van technologische wijzigingen op de presentatie-omgeving;
  • De kennis over de beste manieren om informatie te presenteren actueel houden. Zie de uitwerking ‘Preservation watch‘. Zo kunnen organisaties er bijvoorbeeld voor kiezen om de doelgroepen speciale methodes aan te bieden die het digitale materiaal het best weergeven. Maar de organisaties kan ook vertrouwen op software die de doelgroepen zelf tot hun beschikking hebben. Omdat de eisen van de doelgroepen met de tijd kunnen veranderen is het van groot belang om duidelijk te zijn over veranderende manieren om content te presenteren;
  • De risico’s in relatie tot toegankelijkheid opnemen in het beleid voor 'Risicomanagement'. Zo kan een organisatie bijvoorbeeld opnemen dat het toegangssysteem foutmeldingen stuurt wanneer gebruikers gevraagde digitale objecten niet kunnen vinden en zal de organisatie vervolgens een procedure moeten hebben om dit af te handelen;
  • Duidelijk zijn over eventuele restricties in toegang zoals een embargo en onsite versus online beschikbaarheid.

Wat is het risico als we verzuimen om uit te werken hoe we de bruikbaarheid van de collectie willen verzekeren? 

Het ontbreken van beleid om de bruikbaarheid van de collectie te verzekeren kan ertoe leiden dat digitale objecten ontoegankelijk zijn voor de beoogde doelgroepen. Toegankelijkheid van de gepresenteerde collectie is een kernfunctionaliteit van het digitaal archief. Alle risico’s gerelateerd aan het niet halen van deze doelen brengen de continuïteit van de organisatie in gevaar.

Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Hebben wij informatie nodig over de 'omgeving' om het digitale object te kunnen tonen?
  • Wil onze organisatie de gebruiker informatie geven over de 'beste omgeving'?
  • Wil onze organisatie de gebruiker middelen bieden om toegang te krijgen tot digitale objecten?
  • Wil onze organisatie verschillende omgevingen binnen de gebruikersgroepen ondersteunen?
  • Willen wij alleen middelen bieden die alle karakteristieken van het digitale object ondersteunen?
hoe verwoorden andere instellingen 'Bruikbaarheid'

De data die het Archief verwerft gaan vergezeld van adequate documentatie die hun gebruik en hergebruik voor analyse- en onderzoeksdoeleinden mogelijk maken. 

Binnen haar mogelijkheden streeft de KB ernaar dat toekomstige gebruikers de gepreserveerde objecten inhoudelijk kunnen raadplegen binnen de context waarin de objecten zijn gepubliceerd. De KB streeft naar het behoud van de look en feel van publicaties. Dit betekent dat de oorspronkelijke vorm waarin werk aan de consument beschikbaar is gesteld bij toekomstig gebruik idealiter gereproduceerd moet kunnen worden op basis van de door ons opgeslagen objecten. 

De accessfunctionaliteit ondersteunt het toegankelijk, leesbaar en bruikbaar aanbieden van informatieobjecten, de afhandeling van informatie- en serviceverzoeken en enkele aggregatie-vriendelijke koppelingen voor consumer interfaces inclusief autorisatieschema’s. Vanuit de koppeling met het Collectie Beheer Systeem en de access workflow wordt in opvolgende stappen een DIP ter beschikking gesteld.

Het NA past ook een open standaard toe voor het ontsluiten en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden (EAD). De relatie tussen de inhoudelijke metadata en het digitale bestand wordt geborgd door middel van een unieke identifier. Continue community monitoring is noodzakelijk om tegemoet te kunnen blijven komen aan de veranderende wensen en eisen van bestaande en potentiële gebruikersgroepen. Het NA doet dit onder andere via de consumer kant van de preservation watch (designated community).