Zoekfaciliteiten

Omschrijf hoe jullie de digitale collectie vindbaar en doorzoekbaar willen maken voor de doelgroep.

Wat verstaan we onder een zoekfaciliteit?

Volgens het OAIS model is een zoekfaciliteit “A type of Access Aid that allows a user to search for and identify Archival Information Packages of interest”.  Een zoekfaciliteit maakt digitale objecten doorzoekbaar via de toegekende 'beschrijvende metadata' en vindbaar door unieke identifiers zoals 'persistent identifiers'.


Wat zijn de risico’s als we de zoekfaciliteiten onvoldoende omschrijven?

Duurzaam toegankelijk maken van digitale informatie is een belangrijk onderdeel van digitale preservering. Het niet hebben van een duidelijk beleid over de manier waarop de digitale informatie vindbaar en toegankelijk wordt gemaakt, brengt de preserveringsdoelen in gevaar en kan leiden tot weinig of geen gebruik van de digitale collecties in het digitaal archief.


Welke vragen kunnen wij onszelf stellen?

  • Biedt onze organisatie degelijke zoekfaciliteiten voor de gebruikersgroepen?
  • Levert onze organisatie voldoende metadata om het voor de gebruiker mogelijk te maken om te vinden wat hij zoekt?
  • Gebruikt onze organisatie persistent identifiers voor alle objecten?
  • Hoe gaan we om met digitale objecten die bij opname al voorzien zijn van een persistent identifier en gebruiken we deze ook voor toegang tot het object?
hoe verwoorden andere instellingen 'Zoekfaciliteiten'

Beeld en Geluid biedt uitgebreide zoekfaciliteiten aan. De metadata over de collecties kan worden doorzocht via op de gebruikerswensen toegesneden zoekinterfaces op de publieke, professionele en educatieve platforms. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de zoektermen (beschrijvende trefwoorden, locaties, names, genres) zoals opgenomen in de Gemeenschappelijke Thesaurus Audiovisuele Archieven GTAA.

Beeld en Geluid werkt momenteel nog met interne identifiers, die zodanig zijn vormgegeven dat ze intern uniek zijn en persistentie garanderen binnen de context van het digitaal archief. Het instituut gebruikt nog geen systeem voor wereldwijd unieke persistent identifiers. Er wordt gewerkt aan een pilot die de invoering daarvan moet voorbereiden.

Findable

  • Elke in het Archief gedeponeerde dataset krijgt automatische een Digital Object Identifier (DOI) en een URN:NBN identifier toegewezen om de vindbaarheid en duurzame verwijzingen mogelijk te maken.
  • De metadata van het Archief, een extensie van de Dublin Core Terms (dcterms), zijn zeer veelzijdig wat betreft machineleesbaarheid. Ze kunnen via de user interface worden geëxporteerd naar de formaten XML en CSV, waardoor ze voor zowel mensen als computers terug te vinden zijn.
  • Verder kunnen het geheel of een selectie van de metadatarecords in EASY worden geharvest via OAI-PMH, de service die datasets ook beter zichtbaar maakt voor aanbieders van zoekfuncties.

Bij de overbrenging of uitplaatsing wordt informatie meegegeven over de relatie tussen het informatiebestand en de wijze van beschikbaarstelling aan de verschillende klantgroepen.