Over de wegwijzer

Het belang van duurzaamheidsbeleid

Het formuleren van duurzaamheidsbeleid is in eerste instantie van belang voor de organisatie zelf en voor de medewerkers. De medewerkers hebben uitgangspunten en een leidraad nodig bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. De keuzes die zij maken om zaken op een bepaalde manier aan te pakken dienen transparant te zijn en begrijpelijk voor hun collega’s. Maar er zijn nog andere belanghebbenden. Ook de aanleverende instellingen die hun materialen toevertrouwen aan de organisatie willen weten hoe hun materiaal toegankelijk gehouden gaat worden. Net zoals de gebruikers van het digitaal materiaal, nu en in de toekomst, een transparante verantwoording willen zien over hoe de digitale materialen behandeld zijn in de loop der tijd. Bij publiek gefinancierde instellingen zal er daarnaast een impliciet moreel appel aan de organisaties worden gedaan om aan te tonen dat het belastinggeld verantwoord is uitgegeven. Tenslotte is het hebben van een helder geformuleerd duurzaamheidsbeleid een vereiste voor certificering. Meer informatie over certificering kun je vinden in de Wegwijzer Certificering.

Niveaus in de wegwijzer

De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid is een Nederlandse bewerking van de 'Catalogue of Preservation Policy Elements'. Deze werd in 2014 – in het kader van het Europese project SCAPE – ontwikkeld. Deze catalogus onderscheidt drie niveaus:

  1. Beleidsuitgangspunten (Preservation Guidance Policies) waarin een globale, abstracte visie is beschreven die weergeeft welke doelen de organisatie zich stelt bij het duurzaam toegankelijk houden van de digitale materialen.
  2. Beleidsuitwerkingen (Preservation Procedure Policies) waarin de verschillende aspecten nader uitgewerkt zijn zodat medewerkers een leidraad hebben bij het inrichten van hun activiteiten op tactisch niveau.
  3. Beleidscontroles (Preservation Control Policies) waarin het beleid voor een specifieke deelcollectie, een specifieke preserveringsactie of een specifieke doelgroep is beschreven.

In de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid hebben we dit vertaald naar twee niveaus: 'voorbereiding' en 'aandachtsgebieden'. Tijdens de voorbereiding worden de beleidsuitgangspunten opgesteld en in de aandachtsgebieden komen beleidsuitwerkingen en beleidscontroles aan de orde. Deze kunnen worden beschouwd als de bouwstenen van een duurzaamheidsbeleid. De 10 aandachtsgebieden bevatten de hoofdonderwerpen. In hun uitwerkingen worden de deelonderwerpen nader beschreven.

Hoe gebruik je de wegwijzer?

Ieder aandachtsgebied en uitwerking begint met een definitie ervan. Daarna wordt beschreven waarom deze belangrijk is en onderdeel moet uitmaken van een duurzaamheidsbeleid en welke risico's de organisatie loopt als zij het betreffende aandachtsgebied niet oppakt. Omdat sommige onderwerpen specialistische kennis vereisen, is ook aangegeven wie in de organisatie betrokken zou moeten zijn bij het formuleren van de beleidsuitwerking en over welke competenties deze personen moeten beschikken. Vervolgens toont de wegwijzer discussievragen en voorbeelden van duurzaamheidsbeleid uit bestaand beleid van Nederlandse en buitenlandse instellingen om de keuzemogelijkheden te illustreren. 

De aandachtsgebieden en hun uitwerkingen vind je onder het menu 'aandachtsgebieden'. Het is  mogelijk om een selectie te maken van de aandachtsgebieden waarmee je als eerste aan de slag wilt. Een gemaakte selectie kan worden gedownload zodat je er ook in je eigen omgeving mee aan de slag kunt en zelf notities aan toe kunt voegen. Deze selectie kan vervolgens aangevuld en aangepast worden naargelang je eigen wensen en mogelijkheden. Zo kan een organisatie in zijn eigen tempo selecties uitbouwen tot een volledig beleid. Op deze manier kun je stap-voor-stap aan je duurzaamheidsbeleid bouwen. 

NB: De export wordt gemaakt in Open Document Format (ODT). Afhankelijk van de instellingen van de computer kan weergave afwijken. Helaas hebben wij hier geen invloed op.

Licentie

De inhoud van de wegwijzer is gratis toegankelijk. De inhoud mag worden gebruikt mits de licentievorm van de leeromgeving in acht genomen wordt. Deze is een CC BY-NC-SA 4.0 licentie. De gebruiker mag de content uit de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid voor eigen doeleinden delen en bewerken onder de voorwaarde dat de maker vermeld wordt, geen commerciële doeleinden zijn en afgeleide werken ook onder gelijke voorwaarden gedeeld worden.

Toegankelijkheidsverklaring

Wij willen dat iedereen onze website kan gebruiken, op welk apparaat dan ook. Daar werken we nu hard aan. Wanneer we een officiële Toegankelijkheidsverklaring hebben, zullen we deze online zetten. Heb je nu al vragen of opmerkingen? Stuur dan een e-mail naar Mara Kamerling

Deze wegwijzer is ontwikkeld binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en wordt beheerd bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). Vragen kun je mailen naar Mara Kamerling.

logo RCE