Voorbereiding

Wat is duurzaamheidsbeleid?

In het duurzaamheidsbeleid beschrijft een organisatie haar doelstellingen met betrekking tot het bewaren van en duurzame toegankelijkheid tot de materialen die in haar digitale archief zijn opgeslagen. Duurzaamheidsbeleid verbindt het mandaat, wettelijk kader, de doelen, doelgroepen en het collectiebeleid met de taken die nodig zijn om duurzame toegankelijkheid te waarborgen.

Een organisatie met een helder duurzaamheidsbeleid spreekt zich zichtbaar uit voor lange termijn toegang tot digitaal erfgoed en legt daarmee ook verantwoording af aan belanghebbenden. Duurzaamheidsbeleid is onmisbaar, omdat dit de kaders aangeeft op basis waarvan een organisatie handelt. De ontwikkeling van voorzieningen voor duurzame toegang, of het gebruik van gemeenschappelijke voorzieningen daar­ voor vinden een basis in het beleid van een organisatie ten aanzien van duurzame toegang tot haar collecties.

Waar begin je?

Veel instellingen hebben moeite met het opstellen van duurzaamheidsbeleid. Waar begin je? En wat moet er in een duurzaamheidsbeleid staan? Wie heb je nodig om een beleid op te stellen en hoe zorg je ervoor dat dit document gedragen wordt binnen de organisatie? 

De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid helpt instellingen die digitale collecties beheren bij het opstellen van duurzaamheidsbeleid voor de digitale collectie en het implementeren van preserveringsstrategieën.

De tien aandachtsgebieden en hun uitwerkingen helpen je bij het opstellen van een duurzaamheidsbeleid. Maar voordat je daaraan begint is het goed om eerst een aantal voorbereidende stappen door te lopen.

  1. Stel vast wat je onder duurzaamheidsbeleid verstaat;
  2. Vraag jezelf af of er voldoende kennis over duurzame toegang aanwezig is binnen de organisatie;
  3. Bepaal het doel van je duurzaamheidsbeleid;
  4. Zorg ervoor dat het proces en de betrokkenheid bij het opstellen van je duurzaamheidsbeleid helder is;
  5. Peil je digitale huishouding en verzamelen alle relevante (beleids)documenten.

1. Stel vast wat je onder duurzaamheidsbeleid verstaat

In een duurzaamheidsbeleidsplan (in het Engels ‘Preservation Policy’) beschrijft een organisatie op hoofdlijnen hoe zij haar collectie wil behouden voor duurzame toegang, wat ze precies wil behouden, met welk doel en voor hoe lang. Voordat je begint met het opstellen van een duurzaamheidsbeleid is het goed om eerst vast te stellen wat jouw organisatie verstaat onder duurzaamheidsbeleid en wat je allemaal wil opnemen in een Preservation Policy. Daarvoor helpt het om te kijken hoe andere organisaties dit verwoord hebben.

Kijk eens naar de preservation policy van het Nationaal Archief:

"De preservation policy van het Nationaal Archief is een beleidsplan. Het geeft aan hoe het Nationaal Archief de digitale informatie die zij beheert, authentiek en bruikbaar houdt. Daarnaast staan er voorwaarden in voor makers van digitale informatie. Die voorwaarden helpen de informatie efficiënter en effectiever door de tijd heen mee te nemen. De gebruiker kan dan over deze informatie beschikken, nu en in de toekomst."

Andere voorbeelden van preservation policies.

2. Zorg dat er voldoende kennis in huis aanwezig is

Om een duurzaamheidsbeleidsplan op te stellen en activiteiten uit te kunnen voeren is het van belang om voldoende kennis te hebben over duurzame toegang. Het is dus belangrijk om te bepalen of deze kennis aanwezig is en waar nodig kennis op te doen.

Heb je nog meer kennis nodig over duurzame toegang voordat je een beleidsstuk op kunt stellen? Overweeg dan om eerst de cursus Leren Preserveren te volgen. Deze cursus biedt erfgoedprofessionals de benodigde basiskennis en een gemeenschappelijke taal voor het duurzaam opslaan, beheren en toegankelijk houden van digitaal erfgoed.

Of zoek actief naar nieuwe informatie, bijvoorbeeld via:

3. Bepaal het doel van je duurzaamheidsbeleid

Het is van belang om eerst vast te stellen wat het doel is van het duurzaam beheren van digitale collecties en wie je doelgroepen zijn. Dit bepaalt in grote mate de inrichting van je digitale archiveringsactiviteiten en dus ook van je duurzaamheidsbeleid. Daarvoor moet je om te beginnen bepalen hoe duurzame toegang aansluit bij de missie en visie van je organisatie.

4. Zorg voor een helder proces en betrokkenheid

Wil je een levend beleidsstuk maken dan is het zaak het niet bij een papieren exercitie te laten. Zorg voor betrokkenheid door het beleid samen met anderen op te stellen en het regelmatig op de agenda te zetten. Beantwoord daarom voordat je begint samen met je collega’s de vraag met wie en hoe je het opstellen of aanpassen van het duurzaamheidsbeleid het beste aan kunt pakken.

Om het proces te verhelderen, kun je jezelf vragen stellen zoals:

  • Wie spelen er op dit moment allemaal een rol bij het duurzaam toegankelijk houden van de collectie? (Weet je dat nog niet, breng dan samen met collega’s het speelveld binnen jouw organisatie in beeld. Hiervoor kun je gebruik maken van de opdracht "het speelveld in beeld" uit de digitale leeromgeving Leren Preserveren. Bespreek deze inventarisatie met je collega’s, bijvoorbeeld tijdens een werkbespreking).
  • Wie van hen heb ik nodig bij het opstellen van duurzaamheidsbeleid?
  • Hoe zetten we het maken van duurzaamheidsbeleid letterlijk op de agenda?
  • Welke input van anderen in de organisatie hebben we nodig?
  • Willen we ook input van de doelgroep verzamelen?
  • Hoe willen we deze input verzamelen?

5. Peil je digitale huishouding en verzamel alle relevante (beleids)documenten

Beantwoord samen met je collega’s de vraag waar jullie je met de inrichting van het digitaal archief bevinden in de levenscyclus van digitale objecten. Breng de situatie bij jouw instelling nader in beeld. Hoe ziet jouw praktijk eruit en welke maatregelen, methoden en tools gebruik jij al om problemen aan te pakken? Waar sta je en welke stappen zou je vanaf daar kunnen zetten? Je kunt hiervoor gebruik maken van het Scoremodel digitale duurzaamheid. Met dit model voor zelfevaluatie peil breng je de status van de digitale informatiehuishouding van jouw organisatie in kaart aan de hand van 56 vragen, gegroepeerd in 7 clusters. De eindscore brengt de sterke en zwakke punten van je digitale huishouding in kaart en geeft aan waar je best ingrijpt om de risico’s verder te verkleinen. Ook kun je hiervoor gebruik maken van de Zelfscan Digitaal Erfgoed. Deze is ontwikkeld door het Netwerk Digitaal Erfgoed met als doel inzicht te verschaffen over de zichtbaarheid, de bruikbaarheid en de digitale duurzaamheid van je collecties. 

Als laatste stap in de voorbereiding is het van belang om te inventariseren welke beleidsstukken of andere formele stukken er al bestaan binnen de organisatie en deze eventueel aan te vullen met goede voorbeelden van andere organisaties. Duurzaamheidsbeleid kan immers niet los gezien worden van ander beleid binnen een instelling. Als er geen rekening wordt gehouden met de kaders die al zijn vastgesteld voor de organisatie, wordt het lastig om de inspanningen optimaal op elkaar af te stemmen.

Welke bestaande stukken zijn relevant bij het peilen van de digitale huishouding:

  • De visie en missie van je organisatie;
  • Het informatiebeleid;
  • Het collectiebeleid;
  • Beleid voor het bewaren van onderzoeksdata;
  • Beleid voor informatiebeveiliging;
  • Beleid voor het harvesten en bewaren van websites.

Missie en visie

Wanneer een organisatie haar missie en visie niet logisch verbindt aan de uitgangspunten van haar duurzaamheidsbeleid, wordt het lastig om de taken die nodig zijn om duurzame toegankelijkheid te waarborgen in de organisatie, in te bedden. Daarbij zul je de vragen moeten stellen:

  • Waarom is duurzame toegang van belang?
  • Op welke manier draagt duurzame toegang bij aan de missie en visie van de organisatie?

Doelgroepen

Na het vaststellen van de missie en visie is het van belang op te bepalen voor wie je collecties duurzaam toegankelijk houdt, de doelgroep. In digitale duurzaamheidsterminologie de "aangewezen doelgroep" (designated community) genoemd. De doelgroep kan uit meerdere gebruikersgroepen bestaan. Niet alleen uit verschillende typen eindgebruikers maar bijvoorbeeld ook uit medewerkers van de eigen organisatie en/of van gerelateerde organisaties. De doelgroep kan zelfs verschillend zijn per collectie en zou in dat geval omschreven moeten worden per collectie. Daarnaast is het nog van belang dat de organisatie zicht houdt op mogelijk veranderende eisen van de doelgroep. Zie ook de bouwsteen ‘Houd ontwikkelingen bij‘.

Wanneer je er als eigenaar van een digitaal archief niet in slaagt om de gebruikersgroep(en) van een collectie te identificeren, dan kan het zijn dat deze gebruikersgroep de digitale informatie uit het digitaal archief niet kan vinden, begrijpen, gebruiken of hergebruiken. De behoeftes van verschillende gebruikersgroepen kunnen heel verschillend zijn. In het duurzaamheidsbeleid omschrijft een organisatie hoe zij aan deze verschillende behoeftes tegemoet denkt te komen.

De vragen die je jezelf kunt stellen om de doelgroep vast te stellen zijn:

  • Hoe brengen wij onze gebruikers in kaart?
  • Hoe brengen wij de wensen en eisen van onze gebruikers in kaart?
  • Heeft onze organisatie een specifieke doelgroep vastgesteld voor de digitale collectie?
  • Heeft onze organisatie een specifieke doelgroep vastgesteld voor specifieke collectie onderdelen?
  • Hebben wij vastgesteld welke kennis wij bij de doelgroep veronderstellen? (Knowledge base)

Kijk ter inspiratie eens naar de Designated Communities van Beeld en Geluid.

Preserveringsdoelen

Tot slot moeten we vaststellen wat de doelen van preservering zijn. Wat wil je als organisatie aan toekomstige generaties garanderen en waar stuur je op? 

Preserveringsdoelen (preservation intent) beschrijven op hoog niveau wat de organisatie met het preserveren van de digitale collectie wil bereiken. Voor duurzame toegankelijkheid zijn preserveringsdoelen zoals authenticiteit, begrijpelijkheid en toegankelijkheid bepalend.

Zonder duidelijke uitgangspunten over de preserveringsdoelen voor de digitale collectie is het moeilijker om de digitale collectie volgens verwachting te beheren. Ook voor producenten/depotgevers en voor de doelgroepen van het digitale archief is het van belang om te weten welke preserveringsdoelen het digitale archief nastreeft. Een duidelijke uitspraak over deze doelen vergroot het vertrouwen dat de digitale collectie naar verwachting beheerd zal worden.

Het is goed om deze begrippen nader te bekijken omdat ze van belang zijn bij het opstellen van een duurzaamheidsbeleid en je ze daarom steeds terug zult vinden in de aandachtsgebieden en hun uitwerkingen.

Authenticiteit

Authenticiteit gaat over de garantie dat een digitaal object is wat het zegt te zijn. Authenticiteit wordt vastgesteld op basis van bewijs. Als je de authenticiteit van een object checkt dan controleer je een collectie van claims. De uitkomst zegt iets over de mate waarin je het object vertrouwt.

Authenticiteit wordt mede bepaalt door integriteit en betrouwbaarheid:

  • Integriteit is de garantie dat een digitaal object de sequentie van bits (volgorde van nullen en enen) heeft behouden die aanwezig was bij opname van het object;
  • Een informatieobject is betrouwbaar als de herkomst van digitale objecten duidelijk is (binnen welke omgeving is het object gecreëerd) en de link tussen verleden, heden en toekomst wordt behouden (beheergeschiedenis). De betrouwbaarheid kan gegarandeerd worden door de processen in de levenscyclus van een digitaal object te documenteren.

Begrijpelijkheid

Informatie in digitale objecten moet voldoende compleet zijn om op een correcte manier te kunnen worden geïnterpreteerd, begrepen en gebruikt door de doelgroep (zonder hierbij gebruik te hoeven maken van speciale bronnen die niet breed toegankelijk zijn, inclusief bijvoorbeeld bepaalde personen die de informatie zouden kunnen verduidelijken).

Toegankelijkheid

Een onderdeel van digitale duurzaamheid is het duurzaam toegankelijk maken van digitale informatie, zodanig dat deze bruikbaar en vindbaar zijn. Niet alleen bestandsformaten maar ook methoden om informatie te tonen veranderen in de tijd. Daarom is het belangrijk dat organisaties een duidelijke aanpak hebben voor het behouden van een omgeving waarin het digitale object een betrouwbare weergave heeft en houdt. Op die manier blijven digitale objecten vindbaar en bruikbaar.

Wanneer je je preserveringsdoelen gaat vaststellen dan kun je je de onderstaande vragen stellen: 

  • Waar gaat het opstellen van duurzaamheidsbeleid ons, onze collega’s, de organisatie, de collectie en haar gebruikers bij helpen?
  • Waar is het beleidsstuk de sleutel toe?
  • Heeft onze organisatie preserveringsdoelen geformuleerd?
  • Hoe zorgt onze organisatie ervoor dat alle betrokken medewerkers de preserveringsdoelen kennen en proberen te bereiken?
  • Kunnen wij preserveringsdoelen in de metadata verwerken?
  • Hoe overtuigen wij de doelgroep dat de gepreserveerde objecten authentiek/betrouwbaar etc. zijn?
  • Welke informatie heeft de doelgroep nodig om de authenticiteit/betrouwbaarheid van het object vast te stellen?

Voorbeelden van duurzaamheidsbeleid

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van een duurzaamheidsbeleid. Dit is geen uitputtend overzicht. Kom je zelf interessante voorbeelden tegen, laat het ons weten zodat we deze kunnen toevoegen aan dit overzicht.

Een voorbeeld van hoe je beleid op een overzichtelijke wijze kunt presenteren en delen met anderen is de Digital Preservation Policy wiki van het IISG. Ook de universiteit van York heeft al beleidsdocumenten op een overzichtelijke wijze online gepubliceerd. 

Deze wegwijzer is ontwikkeld binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en wordt beheerd bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). Vragen kun je mailen naar Mara Kamerling.